W tej części znajdą się zadania typu:

• nagłe, pilne i ważne,
• projekty i zadania o zbliżającym się terminie realizacji,
• problemy, które wymagają natychmiastowej reakcji.

Zadania ważne i pilne należy wykonać ponieważ są natychmiast wymagalne.

W tej części znajdą się zadania typu:

• planowanie,
• budowanie relacji,
• praca zespołowa, współpraca,
• rozwój osobisty,
• określanie nowych możliwości.

Zadania ważne, lecz nie pilne, należy zaplanować.

W tej części znajdą się zadania typu:

• wszelkiego rodzaju zakłócenia,
• niektóre rozmowy telefoniczne i e-maile,
• niektóre spotkania,
• zajmowanie się sprawami innych.

Zadania pilne i mniej ważne dają kilka możliwości: część z nich
należy delegować lub poprosić współpracowników o pomoc
w ich wykonaniu. Przed wykonaniem zadania należy sobie
zadać pytanie „Czy jestem jedyną osobą, która może
to zrobić?”. Kolejnym dobrym rozwiązaniem jest odmowa. Odmienną strategią jest zamiana zadań pilnych mniej ważnych w zadania ważne i mniej pilne.

W tej części znajdą się zadania typu:

• przebijanie się przez stos e-maili,
• listy z masowych wysyłek tzw. Malingów,
• „pochłaniacze czasu.”

Tym zadaniom powinieneś przypisywać ostatni priorytet. Zajmuj się nimi tylko wtedy, gdy nie masz nic ważniejszego do zrobienia.