Cele

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie „Co mam do zrobienia?”, a dopiero później „Kiedy to zrobić?”. To rezultaty powinny determinować alokację czasu. Odpowiadając na pierwsze pytanie należy zastanowić się nad celami krótko oraz długoterminowymi. Co chcę osiągnąć w życiu prywatnym, jakie są oczekiwania wobec mnie w życiu zawodowym? To z tych dwóch obszarów powinny wynikać zadania, które należy zrealizować, aby osiągnąć ustalone rezultaty. Wiele osób wpada jednak w wir spraw bieżących, drobiazgów, które nie są istotne z punktu widzenia ich celów, a jednak zajmują przeważającą część dnia.

Zadania i ich priorytety

Gdy już wiadomo jakie zadania powinny być wykonane, to z kolei pojawia się dylemat ustalania priorytetów, czyli co zrobić wcześniej, co odłożyć w czasie, a czym się w ogóle nie zajmować. Te działania, które są związanie z celami, prywatnymi i zawodowymi, powinny stanowić znakomitą większość realizowanych zadań. Aktywności, które wymagają krótkiego czasu realizacji, a jednocześnie są krytyczne ze względu na cele, powinny być zrobione w pierwszej kolejności. Są też zadania, które są duże i jednocześnie ważne lecz z dłuższym horyzontem czasowym. Te są niejednokrotnie demotywujące ze względu na brak szybkich rezultatów oraz ich oczekiwany wysoki stopień trudności. Warto je rozplanować w czasie, czyli podzielić na mniejsze części. Ich realizacja będzie bardziej motywująca dzięki rozbiciu na zestaw kilku mniejszych rezultatów, których stopniowe wykreślanie będzie pokazywało przebieg dużego zadania. Jest też dużo takich spraw, które niby wymagają natychmiastowych działań, ale w rzeczywistości nie są tak palące. Są to zadania typu „Potrzebuję tej informacji na już”, „Ten raport jest na wczoraj”. Przy tych zadaniach warto dopytywać o realny czas wykorzystania efektów pracy i tym samym ustalić w miarę możliwości późniejszy termin ich realizacji. Wiele razy zdarza się, że dokument, który był do przygotowania na wczoraj został przeczytany po tygodniu od jego dostarczenia. Jest z drugiej strony wiele takich działań, które nie należą do naszych obowiązków. Te należy odpowiednio szybko wydelegować, aby osoba zajmująca się tym zadaniem miała możliwie dużo czasu na jego realizację.

Planowanie

Warto tworzyć plany realistyczne, a nie optymistyczne. Oznacza to, że należy zaplanować około 60% czasu. Pozostały czas zostanie i tak wypełniony przez zakłócenia, rzeczy nieprzewidziane oraz działania zaplanowane, które często trwają dłużej niż zostało to ustalone. Pomocne jest również alokowanie najtrudniejszych działań w czasie najwyższej efektywności, czyli np. godzinę po rozpoczęciu pracy. Pozwoli to wykorzystać tę energię do szybszego ich ukończenia. A co w ciągu pierwszej godziny? Są tacy, którzy po przyjściu do firmy włączają komputer, ale że potrzebuje on kilku chwil na uruchomienie, to stwierdzają, że warto wykorzystać ten czas na zrobienie sobie porannej kawy. Szkopuł tkwi w tym, że przynajmniej pół firmy wpada na taki sam pomysł. W związku z tym wszyscy spotykają się w kuchni, by w kolejce do ekspresu wymienić opinie na temat wczorajszego meczu piłkarzy ręcznych, obejrzanego filmu, czy planów wakacyjnych. To trwa około 20 minut. Po tym czasie, wracając do własnego biurka warto porozmawiać przez chwilę z tymi współpracownikami, których nie spotkało się w kuchni. Po kolejnych 20 minutach, gdy w końcu uda się dotrzeć do komputera trzeba przecież sprawdzić co się dzieje na świecie. I tu rozpoczyna się surfowanie po portalach internetowych w poszukiwaniu informacji o rosnących kursach walutowych, prognozach gospodarczych na następne pół roku, czy sprawdzanie co słychać u znajomych na „naszej klasie”. To właśnie powoduje, że dopiero mniej więcej po godzinie od rozpoczęcia pracy rozdzwaniają się telefony, zaczynają napływać kolejne maile i pojawia się wiele osób z palącymi problemami, które trzeba natychmiast rozwiązać. Alternatywą jest zaplanowanie sobie tzw. zadania na rozruch, które nie będzie bardzo trudne w realizacji lecz na tyle wymagające, że jego zakończenie będzie motywujące i sprawi, że z większym zaangażowaniem zacznie się podchodzić do zadań trudniejszych. Czas niskiej efektywności warto wykorzystać na zadania łatwe, rutynowe, związane z wewnętrznymi procedurami.

Zakłócenia – telefony oraz poczta elektroniczna:

W obecnych czasach, przy tak olbrzymim natłoku informacji trudno wyobrazić sobie świat bez telefonu komórkowego oraz poczty elektronicznej. Z drugiej strony stanowią one dwa największe źródła zakłóceń w ciągu dnia. Co gorsze, wielu osobom, rozbija to plany na własne życzenie. Jest kilka prostych sposobów na radzenie sobie z tego typu pożeraczami czasu.

W ciągu dnia jest zazwyczaj wiele telefonów do wykonania i równie wiele do odebrania. Z wychodzącymi rozmowami jest o tyle łatwiej, że samemu można wybrać najodpowiedniejszy czas na rozmowę. Przydatna jest jednak jedna zasada – grupować aktywności. O wiele efektywniej jest wykonać kilka telefonów jeden po drugim, gdyż wpada się w pewien rytm. Z rozmowami przychodzącymi też można sobie poradzić. Wystarczy ustalić sobie godziny w ciągu dnia, gdy telefonu się nie odbiera, aby po tym czasie oddzwonić, jeśli będzie taka potrzeba, na wiadomości pozostawione na poczcie głosowej. Można wtedy zauważyć niesamowity efekt, że np. z 15 nieodebranych połączeń tylko trzy zakończyły się pozostawieniem wiadomości na poczcie głosowej, co może oznaczać, że jedynie te sprawy potencjalnie mogą być istotne. Radykalne? – być może, ale gdy jest się na spotkaniu, to też telefonu się nie odbiera (nie powinno) i okazuje się, że część spraw zostało załatwionych bez naszego udziału.

Coraz częściej do skrzynek odbiorczych przychodzi 50, 100 czy nawet więcej wiadomości. Wiąże się z tym wielokrotnie tyle samo monitów w postaci wyskakujących okienek, które rozpraszają przy każdej z nich. Odrywanie się nawet na moment, poprzez sprawdzenie kto i co napisał, od aktualnego zajęcia powoduje dekoncentrację. W efekcie sprawia to, że rzeczy, nad którymi aktualnie się pracuje zajmują o wiele więcej czasu. Prostym sposobem jest wyłączenie w opcjach programu tych alertów/kopert/dźwięków. Nie ma zazwyczaj potrzeby szybkiego reagowania na nadchodzące wiadomości. Warto sobie zadać pytanie, czy rzeczywiście klienci, przełożeni, współpracownicy oczekują odpowiedzi na maila w ciągu 5 minut od jej wysłania, czy tez zostali przyzwyczajeni do takiego stylu pracy po drugiej stronie komputera i traktują to jako nasz obowiązek. Przy charakterystyce wielu stanowisk wystarczy otworzyć skrzynkę odbiorczą raz na godzinę, a w wielu przypadkach 3 razy dziennie lub wręcz raz na dobę i tym samym efektywniej poradzić sobie z natłokiem wiadomości. O wiele mniej czasu będzie zajmowało zarządzanie wiadomościami grupowo, niż każdą nadchodzącą z osobna. Wielokrotnie część z przesłanych w ten sposób informacji to mało istotne maile lub wręcz śmieci, których nie ma sensu przechowywać. Wiele z informacji została wysłana do naszej wiadomości. Te można przeczytać w momencie, gdy jest potrzeba oderwania się od trudnego zadania, gdy spędza się czas w pociągu lub natrafiło się na dołek energetyczny. Są też takie, które wiążą się z podjęciem konkretnych działań. Te należy zrobić, jeżeli podjęte działania zajmą nie więcej niż 2 minuty lub zaplanować, kiedy temat zostanie załatwiony. Takie programy jak outlook czy lotus notes umożliwiają proste przekształcanie wiadomości w zadanie czy termin w kalendarzu. Tym samym można doprowadzić do kolejnej wspierającej zasady, aby skrzynka odbiorcza była pod koniec każdego dnia pusta. Listy zadań oraz zaplanowanych spotkań i innych terminów powinny znajdować się w jednym miejscu. Trudno jest być efektywnym, gdy informacje o aktywnościach przechowuje się w kilku różnych miejscach – kalendarz papierowy, kartki z zadaniami, kartki samoprzylepne, telefon komórkowy, wiadomości w skrzynce odbiorczej oraz kalendarz elektroniczny ze spotkaniami. Kluczem do efektywności nie jest liczba narzędzi, które się wykorzystuje, tylko czy zostało wybrane jedno podstawowe, które zbiera i porządkuje całą informację na temat celów, priorytetów oraz planów.

Nie korzystaj z przypominaczy, w postaci wyskakujących okienek, monitów czy ustawionych flag (chyba, ze potrzebujesz takowego do przypomnienia o spotkaniu, którego obawiasz się przegapić w wirze obowiązków). Zamiast tego skonfiguruj sobie narzędzie z którego korzystasz do planowania tak, aby informacja o celach, zadaniach do wykonania oraz zarezerwowanych terminach znajdowała się w jednym miejscu, była czytelna, aktualna i łatwo dostępna.