1. Oczyść biurko
Twoje biurko powinno być puste. Na blacie nie powinno się znajdować nic, oprócz dokumentów dotyczących zadania, nad którym obecnie pracujesz. Pozwoli ci to całkowicie skoncentrować się na nim.

2. Korzystaj z tacek/kuwet na dokumenty przychodzące
Wszystkie przychodzące informacje powinny znaleźć się w twojej kuwecie na dokumenty przychodzące (często potocznie zwanej „IN”). W ten sposób ty i inni wiedzą, że dokumenty przeznaczone dla ciebie są zawsze w jednym miejscu. Najlepiej, aby twoja kuweta na dokumenty przychodzące była niedaleko twojego miejsca pracy, ale jednak poza twoim biurkiem. Unikniesz wtedy mieszania przychodzących informacji z tymi, nad którymi właśnie pracujesz, a także ograniczysz zakłócenia.

3. Sortuj i segreguj otrzymywane dokumenty
Przychodzące dokumenty dziel na kategorie:
• Dokumenty, którymi musisz się zająć.
Włóż je natychmiast do podręcznego archiwum na biurku (kuwety na listy, segregatory, zawieszane aktówki).
• Dokumenty, którymi na pewno nie musisz się zajmować.
Wyrzuć je do kosza natychmiast.
• Dokumenty, co do których nie jesteś pewien, czy się nimi zająć czy nie
Naucz się podejmować szybkie decyzje tak, by od razu sklasyfikować je w kategorii a lub b.

4. Nie gromadź papierów
Na bieżąco realizuj zadania i gospodaruj informacją.
Nie powinieneś pozwalać, by dokumenty spiętrzały się na biurku.
Unikaj zbierania stert papieru, z którymi nie wiesz co zrobić. Jeżeli nie możesz podjąć decyzji, co z danym dokumentem zrobić - zachować czy nie - wyrzuć go.

5. Ogranicz napływ informacji
Nie archiwizuj więcej informacji, niż jest ci to niezbędnie potrzebne.
Nie obciążaj innych nieistotnymi informacjami.
Nie kopiuj niepotrzebnie dokumentów dla siebie i innych.

6. Zorganizuj przestrzeń twojego miejsca pracy
Dobrze jest podzielić swoją część biura na trzy strefy:
- Strefa „pod ręką”
To jest miejsce twojej pracy. Tu trzymasz wszystkie niezbędne narzędzia: komputer, telefon etc. Poza tym masz tu dokumenty związane z zadaniem, które aktualnie wykonujesz, dokumenty bieżące – do zrobienia w krótkim okresie czasu (np. na najbliższy tydzień) i te, których potrzebujesz na co dzień (np. aktualny cennik).
- Strefa „w zasięgu ręki”
„Przedłużona strefa” twojej pracy: segregatory, szafki, teczki wiszące, półki i szuflady w zasięgu reki. Tutaj znajduje się sprzęt, którego używasz dosyć regularnie i dokumenty, nad którymi jeszcze będziesz pracować (nie zakończone), ale w dłuższym okresie czasu (czyli np. nie w ciągu najbliższego tygodnia).
- Strefa „poza zasięgiem”
Żeby sięgnąć po dokumenty, które tam się znajdują musisz wstać od biurka. To obszar archiwizacji i przechowywania dokumentów, nad którymi zakończyłeś pracę. Dobrze jest podzielić tę strefę z innymi pracownikami.

Aby ograniczyć prawdopodobieństwo zakłóceń
Biurko
Jeżeli twoje miejsce pracy znajduje się w okolicy „wzmożonego ruchu” (np. przy drodze do kuchni lub przy kserokopiarce), ustaw biurko tak, aby nie siedzieć twarzą do przechodzących osób, albo postaw naturalną barierę (np. kwiatek czy lampę) tak, aby ograniczyć możliwość kontaktu wzrokowego.
Krzesło dla gościa
Wygodnie dodatkowe krzesło w twoim biurze zachęca do dłuższych wizyt i konwersacji. Kiedy jesteś naprawdę zajęty, usuń je.
Zegar
Umieść zegar na tyle duży i w taki sposób, aby twoi goście zawsze widzieli, która jest godzina.
Drzwi
Zamykaj drzwi do twojego biura, jeżeli nie chcesz, by ci przeszkadzano. Jeżeli uważasz, że odcinanie się od innych poprzez zamykanie drzwi nie jest dobrym pomysłem, rób to przez kilka dni. Potem, przez następne dni otwieraj je po trochu, aż dojdziesz do momentu, kiedy będą już w połowie otwarte. Ludzie w dalszym ciągu będą „czuli”, że są one zamknięte i będą do ciebie wchodzić tylko, kiedy drzwi będą otwarte na oścież.

7. Stwórz efektywny system segregowania w strefie „pod ręką”
Najlepszy sposób na uniknięcia akumulacji papierów na biurku to stworzenie systemu organizacji dokumentów bieżących. Może to być segregator lub zestaw odpowiednio opisanych kuwet. Spróbuj oznakować je w następujący sposób:
! Zrób teraz
Dla dokumentów, z którymi musisz skończyć pracę dzisiaj.
(!) Zrób wkrótce
Dla dokumentów, którymi musisz się zająć w krótkim okresie czasu (np. do końca tego tygodnia).
Do archiwum
Dokumenty, z którymi skończyłeś pracę i jedynie chcesz je zarchiwizować w strefie „poza zasięgiem”. Zrobisz to w momencie, kiedy będziesz chciał odpocząć pomiędzy trudnymi zadaniami.
Czytaj
Materiały, które chcesz przeczytać, ale niekoniecznie teraz: sprawozdanie ze spotkania, wycinki prasowe, etc. Bierz dokumenty z tego miejsca za każdym razem, kiedy spodziewasz się, że możesz mieć trochę wolnego czasu (np. oczekiwanie na rozpoczęcie spotkania, czy wykładu, podróż, itp.).
Do przekazania
Dla dokumentów, które musisz komuś przekazać i wyjaśnić ustnie.
Zawieszone
Na dokumenty, którymi nie możesz się zająć, ponieważ nie masz dostatecznej liczby informacji (np. czekasz na opinię lub akceptację innych).
Projekt/zadanie
Dokumenty związane z projektem/dużym zadaniem, które aktualnie wykonujesz.
Inne
Możesz dodać inne kategorie zależnie od swojej pracy: rachunki, faktury, szef.

Żeby taki system funkcjonował prawidłowo, konieczne jest przeglądanie go przynajmniej raz na tydzień. Pamiętaj nie służy on archiwizacji dokumentów, a wyłącznie przechowywaniu ich tymczasowo.

Osobisty system archiwizacji – pomocne pytania

1. Czy otrzymuję informacje, które nie są mi potrzebne?
2. Czy otrzymuję informacje, z których korzystam, ale nie muszę mieć swojej kopii?
3. Czy otrzymuję informacje, których forma lub treść znacznie przekracza moje potrzeby (za wysoki poziom jakości)?
4. Czy otrzymuję informacje, których forma lub treść nie odpowiada na moje potrzeby (za niski poziom jakości)?
5. Czy są informacje, które mógłbym otrzymywać częściej / rzadziej?
6. Czy są informacje, które mógłbym otrzymywać w innym terminie?
7. Czy są informacje, których potrzebuje do realizowania moich celów zawodowych a w chwili obecnej ich nie otrzymuję?
8. Czy są informacje, do których chętnie miałbym dostęp w razie potrzeby, a nie wiem gdzie są?
9. Czy będę jeszcze potrzebował tego dokumentu?
10. Czy naprawdę potrzebuję zachować ten dokument? Kto go jeszcze przechowuje?
11. Czy naprawdę potrzebuję przeczytać ten dokument?
12. Kiedy ostatni raz korzystałem z tego dokumentu?
13. Jak często korzystam z tego dokumentu?