Zewnętrzne “pochłaniacze czasu”

1. Interesanci i współpracownicy
Nieoczekiwanych interesantów można unikać po prostu przez zamknięcie drzwi lub znalezienie innego miejsca do pracy. Inną możliwością jest ustalenie godzin, kiedy jesteś dostępny. Jeśli odpowiednio sformułujesz odmowę, zawsze możesz powiedzieć, że nie masz teraz czasu porozmawiać.
Czas, jaki spędzasz z interesantami, można zredukować przez ich odwiedzanie. W ten sposób to ty zdecydujesz, kiedy chcesz wyjść. Inny sposób na zaoszczędzenie czasu z interesantami to jasne postawienie sprawy - o czym chciałbyś rozmawiać i ile czasu chcesz na to poświęcić.

2. Rozmowy telefoniczne
Najbardziej radykalnym sposobem na zaoszczędzenie czasu jest po prostu nieodbieranie telefonu. Mniej radykalna jest selekcja. Jeśli rozmowa nie jest priorytetowa, możesz zaproponować rozmówcy, że sam do niego zadzwonisz. W przypadku rozmów wychodzących, można je również usystematyzować. Zawsze decyduj jak długo chcesz rozmawiać o danej sprawie.

3. Spotkania
Przygotuj się do spotkania i zawsze pamiętaj o jego celu. Pilnuj przebiegu. Prowadzenie spotkania jest odrębną umiejętnością, którą warto rozwijać.

4. Odszukiwanie informacji
Utrzymywanie porządku w papierach zależy od ciebie. Używaj kosza na śmieci, systematycznie “oczyszczaj” dokumentację.

5. Korespondencja
W ciągu dnia przeznacz czas na zajęcie się korespondencją. Odpowiadaj na listy tuż po ich przeczytaniu i przemyśl metodę postępowania. Kieruj się zasadą „Odpowiedz i zapomnij”, co oznacza, że po zapoznaniu się z korespondencją, załatwiaj sprawę od razu (odpowiedz, zleć komuś, wyrzuć do kosza). Nie wracaj po raz drugi do załatwionej korespondencji.

6. Czytanie
Selekcjonuj lekturę zgodnie z priorytetami. Zawsze zadaj sobie pytanie, czy to, co czytasz przybliża cię do realizacji zawodowego celu?

Wewnętrzne “pochłaniacze czasu”

1. Nieumiejętność mówienia „nie”
Przy świadomym rozróżnieniu zadań i czynności na te, które są ważne i pilne oraz mało ważne i niepilne - nie powinno być kłopotów z mówieniem „nie”.

2. Odkładanie spraw na później
Podziel zadania na etapy. Zacznij od etapu najbardziej interesującego i nie przerywaj, zanim nie skończyłeś całego zadania.

3. Nierealistyczne planowanie czasu
Im lepiej znasz swoje kompetencje, tym łatwiej uniknąć tej pułapki. Możesz wtedy szybko ocenić, ile zajmie ci wykonanie danego zadania. Spróbuj oszacować ten czas, używając podziału na etapy realizacji. Wówczas planowanie będzie bardziej realistyczne.

4. Niezdecydowanie
Zła decyzja może być tak samo cenna jak dobra, a na pewno jest lepsza niż brak jakiejkolwiek decyzji. Ustal limity czasowe, do kiedy masz podjąć decyzję. Traktuj pomyłki jako doświadczenie.

5. Zła komunikacja z innymi
Większość zadań wykonujemy we współpracy z innymi. Jednym z naszych celów powinny być więc dobre relacje ze współpracownikami. Staraj się zrozumieć innych oraz być dla nich zrozumiałym. Kiedy udzielasz informacji, dokładnie przygotuj to, co masz do zakomunikowania. Kiedy odbierasz informacje, słuchaj aktywnie - utrzymuj kontakt wzrokowy, zadawaj pytania, podsumowuj.

6. Brak dyscypliny
Jeśli masz problemy z samodyscypliną, zastanów się, czy wiesz dlaczego. Czy to, co robisz jest już nieciekawe? Czy może trudno ci wyobrazić sobie satysfakcję z zakończenia zadania? Czy też może masz złe nawyki, odrywające cię od pracy?
W zależności od odpowiedzi, musisz podjąć inne działania. Jedną z możliwości jest podzielenie zadania na etapy i stopniowa ich realizacja.