Kiedy prowadzisz dyskusję, bierzesz na siebie odpowiedzialność za efekt, który uzyskasz. Będzie on pozytywny jeśli osoby uczestniczące w dyskusji:
• Będą rozumiały cel i powody dyskusji oraz otrzymają niezbędne informacje. To wszystko powinno odbyć się podczas rozpoczęcie dyskusji
• Będą miały możliwość swobodnego wypowiadania swoich opinii. To zależy od właściwego stymulowania rozmowy.
• Będą miały okazję poznać opinię prowadzącego zebranie. Powinno to nastąpić na etapie dzielenie się własnymi opiniami
• Będą miały wrażenie, że są słuchane i traktowane zgodnie z zasadami dobrego komunikowania się. Służy temu wprowadzenie i dbałość o przestrzeganie zasad komunikacyjnych.
• Będą widziały, że wypowiadane przez nie opinie, propozycje rozwiązań i poszczególne tematy podlegają podsumowaniu i stanowią podstawę do formułowania wniosków. Służy temu podsumowywanie ustaleń.
• Zostaną pozytywnie potraktowane na zakończenie dyskusji. Służy temu zamykanie spotkania

Rozpoczęcie dyskusji

Rozpoczynając dyskusję musimy odnieść się do głównego tematu, a jeśli to możliwe - również do celu, który sobie stawiamy. Biorąc na siebie odpowiedzialność za prowadzenie dyskusji, najlepiej sformułować cel i temat w ramach propozycji dla innych uczestników spotkania, np.:
„Chciałbym, żebyśmy dzisiaj porozmawiali o zastosowaniu nowego rozwiązania konstrukcyjnego przy budowie naszych stacji. Sądzę, że po naszej dyskusji będziemy mogli podjąć decyzję o tym czy jest ono dla nas użyteczne, czy też nie”
„Zanotowaliśmy ostatnio zdecydowany spadek sprzedaży naszych produktów dla młodzieży. Spotkaliśmy się, żeby określić powody, dla których to ma miejsce oraz zastanowić się nad krokami, jakie musimy w związku z tym podjąć”
„Chciałbym z tobą porozmawiać o sposobie, w jakim rozmawiasz z klientami”

Stymulowanie rozmowy

Wprowadzenie tematu to początek stymulowania rozmowy, jednak zwykle nie wystarczy, żeby zacząć efektywną dyskusję. Następnym krokiem jest zaproponowanie sposobu przebiegu dyskusji. Np.:
„Proponuję, żeby każdy z nas miał 5 minut na przedstawienie swojego stanowiska. Uwagi będziemy spisywać na tablicy, a następnie podejmiemy decyzję, głosując”
„Powiem ci, co zauważyłem i co sądzę o twoim postępowaniu, a następnie chciałbym poznać twój punkt widzenia na ten temat”
Bardziej szczegółową umiejętnością stymulowania rozmowy jest dopytywanie lub proszenie o wyrażenie opinii na dany temat. Warto w tych sytuacjach szczególnie zwrócić uwagę na dwa rodzaje sytuacji:

1. Jeśli rozmówca wyraźnie się wycofuje, pomocne może być odkrycie powodów, dla których zależy nam na jego opinii.
2. Jeśli opinie i sugestie rozmówcy mają charakter ogólnikowy, należy prosić go o podawanie przykładów i konkretnych doświadczeń praktycznych związanych z tematem dyskusji. Podobnie postępujemy, jeśli ktoś odbiega od tematu.

Przykłady:
„Kazik, czy możesz rozpocząć? Jakie jest Twoje zdanie na temat....?”
„Rozumiem, że masz wątpliwości, czy wyższa prowizja dla sprzedawców przyniesie podwyższenie sprzedaży.”
„Czy możesz podać jakiś konkretny przykład, gdy taka postawa wobec klienta, przyniosła pozytywny skutek?”
„Twoje zdanie na ten temat jest dla mnie bardzo ważne i trudno będzie podjąć mi dobrą decyzję, nie znając go. Dlatego proszę cię o wyrażenie opinii na ten temat”

Dodatkowym sposobem stymulowania rozmowy jest reagowanie na wypowiadane opinie innych uczestników dyskusji. Może to być:
Reakcja pozytywna: „To bardzo inspirujący pomysł” lub reakcja uściślająca: „Jakie korzyści dzięki temu uzyskamy?”
Jeśli chcemy stymulować rozmowę, unikajmy negatywnych reakcji oceniających: „Ten pomysł jest beznadziejny”, „Dawno nie słyszałem czegoś równie idiotycznego”

Jeśli podjąłeś już decyzję i nie masz zamiaru jej zmieniać, poinformuj o tym uczestników spotkania i nie rozwijaj rozmowy na dany temat.

Dzielenie się własnymi opiniami

Podczas dyskusji uczestnicy powinni otwarcie dzielić się swoimi opiniami. Dotyczy to również prowadzącego dyskusję. Formułując swoje zdanie, warto pamiętać o kilku zasadach:
• Staraj się mówić jak najkonkretniej i jak najbliżej tematu dyskusji – podawaj przykłady i szczegóły uzasadniające twoje zdanie.
• Wyrażaj opinie, a nie oceniaj. Podkreślaj własną odpowiedzialność za wypowiadane kwestie: „Moim zdaniem dobrym rozwiązaniem jest...”
• Koncentruj się na problemach, a nie na ludziach , np.. „Musimy ustalić, jak w przyszłości zapobiec podobnym sytuacjom”
• Proś o reakcję zwrotną na temat wypowiadanych przez siebie kwestii: „Co sądzisz na temat proponowanych przeze mnie zmian?”
• Podkreślaj związek tego, co mówisz z opiniami innych: „Zgadzam się z twoim zdaniem, że naszym problemem są niskie kwalifikacje naszych sprzedawców. W związku z tym proponuję pomyśleć o wymianie części kadry z działu sprzedaży”
Jak widać dzielenie się własnymi opiniami jest jeszcze jednym, dodatkowym sposobem na poprowadzenie dyskusji w interesującym nas kierunku.

Przestrzeganie zasad komunikacyjnych

Każda para rozmówców lub też każda dyskutująca grupa może kierować się innymi, właściwymi sobie, zasadami komunikacji. Zdania różnych osób na temat tego, co wolno, a czego nie wolno robić w trakcie dyskusji mogą być odmienne. Jednak, gdy zależy ci na efektywnym prowadzeniu dyskusji, musisz ten element uwzględnić. To szczególnie ważne, jeśli uczestnicy przerywają sobie, nie słuchają swoich wypowiedzi, atakują się personalnie.

Aby uczestnicy przestrzegali zasad komunikacyjnych należy:
• Zapoznać ich z nimi i uzyskać ich aprobatę.. Dlatego, jeśli są problemy z zachowaniem uczestników dyskusji, prowadzący powinien zaproponować przestrzeganie jasno określonych zasad, pokazać pozytywne konsekwencje z tego wynikające, oraz uzyskać akceptację uczestników dyskusji.
„Ważne jest dla mnie abyśmy przedyskutowali ten problem w dobrej, sprzyjającej twórczym pomysłom atmosferze. Dlatego chcę przypomnieć i uzyskać waszą akceptację dla następujących zasad: każdy ma prawo zabrać głos w naszej dyskusji, nie przerywamy sobie, staramy się słuchać nawzajem, unikamy personalnych pretensji. Czy zgadzamy się na te zasady?”
• Przypominać zasady w sytuacjach, gdy są one łamane i pokazywać negatywne konsekwencje odstępowania od nich:. „Proszę, nie przerywaj. Każdy z nas ma prawo do swoich opinii” „Proszę, nie przerywaj. To wybija mnie z tematu i nie pozwala uczestniczyć w tej dyskusji” „Znowu mi przerywasz. Nie doprowadzimy tego tematu do końca, jeśli będzie się to powtarzało”

Podsumowywanie ustaleń

Ten element prowadzenia zebrania, w przypadku jednego poruszanego tematu jest zwykle połączony z zamykaniem dyskusji. W przypadku kilku tematów, które się pojawiły lub też dłuższego czasu prowadzenia rozmowy, ważnym zachowaniem prowadzącego dyskusję jest systematyczne podsumowywanie uzgodnień. W ten sposób prowadzący dyskusję kontroluje jej przebieg, dba o dobre zrozumienie tematów przez wszystkich uczestników spotkania oraz podkreśla znaczenie wspólnie wykonanej pracy, co dobrze służy pozytywnemu rozważeniu kolejnych zagadnień.
Podsumowując ustalenia, nazwij omawiane zagadnienie i dokonane ustalenia. Pokaż, jakie ma to konsekwencje dla każdej z osób uczestniczących w dyskusji i połącz je logicznie z dalszą częścią debaty, np.:.„W ten sposób określiliśmy potrzeby szkoleniowe dla naszego działu sprzedaży. Zgodziliśmy się, że dotyczą one większego zaangażowania sprzedawców podczas spotkania z klientem, szczególnie w momencie składania propozycji zakupu. W związku z tym proponuję zastanowić się, kiedy moglibyśmy zorganizować im szkolenia na ten temat oraz jakie środki możemy na to przeznaczyć.

Zamykanie spotkania

Przeprowadzona dyskusja powinna zakończyć się podziękowaniem za spotkanie oraz podkreśleniem pozytywnych aspektów, nawet, jeśli strony nie osiągnęły porozumienia w żadnej z poruszanych spraw. Należy o to dbać między innymi z powodu utrzymywania dobrych relacji oraz przygotowywania pozytywnego gruntu do kolejnych rozmów. Może więc wyglądać np. tak:
„Cieszę się, że mogliśmy wreszcie o tym porozmawiać. Temat jest trudny i wiem, że nie od razu możemy znaleźć najlepsze rozwiązanie. Sądzę, że dzisiejsze próby nas do tego przybliżyły. Dziękuję uczestnikom za aktywny udział w spotkaniu”