• kierunku komunikacji (w górę, czyli do i od przełożonego; w dół czyli do i od podwładnego oraz równolegle, czyli między menedżerami tego samego szczebla lub np. między członkami zespołu),
• charakteru naszej aktywności (nadawca – odbiorca,)
• treści konkretnych zdarzeń komunikacyjnych.

Uporządkowanie to pozwala na ukonkretnienie naszych oczekiwań, co do sytuacji komunikacyjnej oraz na właściwe zdefiniowanie wymaganych umiejętności.

Komunikacja w górę

Z perspektywy osoby zajmującej pozycję centralną, komunikacja w górę obejmuje cały obszar komunikacyjny z przełożonymi. Dotyczyć to może zarówno własnego szefa, jak też innych menedżerów zajmujących nadrzędne stanowiska w firmie.
W zależności od charakteru naszej aktywności komunikacja ta w szczególności dotyczy:

1. Przekazywania informacji
• Raportowania – zdawania relacji z wykonania zadania
• Propozycji rozwiązania problemu
• Próśb - wyrażenia konkretnej potrzeby związanej z wykonywanymi zadaniami

Najważniejsze umiejętności w tym obszarze to zwięzłe i konkretne wypowiadanie się – zdawanie relacji, czy też formułowanie prośby.
W przypadku pomysłu czy propozycji, dobrze jest, by zawierała ona takie elementy jak:
a) opis aktualnego stanu,
b) propozycję zmian,
c) zestawienie spodziewanych korzyści,
d) przedstawienie środków niezbędnych do realizacji.

2. Odbierania informacji
• Przyjmowania poleceń i instrukcji,
• Przyjmowania ocen i opinii (pozytywnych i krytycznych).

Najważniejsze umiejętności w tych obszarach to zdolność słuchania – zarówno w celu zrozumienia poleceń i instrukcji, jak też zrozumienia i ewentualnego ukonkretnienia ocen i opinii oraz asertywność w przyjmowaniu krytyki i pochwał.

3. Dbanie o relacje
• Empatia – okazywanie zrozumienia,
• Reagowanie ( sprzężenie zwrotne, potwierdzanie, informacja zwrotna),
• Budowanie własnego wizerunku.

Najważniejsze umiejętności w tym obszarze to zdolność przyjmowania perspektywy drugiej strony, okazywanie uwagi i szacunku, otwartość w dzieleniu się informacjami ważnymi dla dalszej współpracy oraz umiejętne udzielanie informacji zwrotnej.

Komunikacja w dół

Obejmuje ona obustronną komunikację przełożonego z podwładnym, z perspektywy przełożonego. Przyjmując punkt widzenia szefa możemy wyróżnić następujące najbardziej typowe sytuacje komunikacyjne:

1. Przekazywanie informacji
• Powierzenie zadania,
• Omówienie problemu,
• Przekazywanie i wyjaśnianie ( zwłaszcza niepopularnych) decyzji,
• Motywowanie,
• Uczenie i pouczanie,
• Oceny i informacje zwrotne.

Obszar ten obejmuje szereg ważnych umiejętności związanych z zarządzaniem ludźmi. Z punktu widzenia komunikacyjnego najważniejsza jest umiejętność jasnego i konkretnego wyrażania myśli oraz udzielania czytelnych instrukcji.
W przypadku zlecania zadania należy wyjaśnić:
a) na czym polega zadanie – co (rezultaty), kiedy (terminy) i jak (wytyczne) należy zrobić,
b) dlaczego wybrało się tego właśnie pracownika,
c) na czyją pomoc i współpracę może on liczyć, jakie środki ma do dyspozycji,
d) jakie korzyści może osiągnąć i czym ryzykuje,
e) jaka jest forma współpracy między wami.

2. Odbieranie informacji
• Przyjmowanie propozycji i słuchanie próśb,
• Przyjmowanie sprawozdań i relacji.

Najważniejsze umiejętności szefa w tym zakresie to słuchanie – uważne, zachęcające do uczciwości i otwartości oraz krytyczne - szukające motywów, uzasadnień i przykładów potwierdzających wypowiedzi podwładnego.
W przypadku udzielenia odmowy na prośbę czy propozycję, warto starać się o wyjaśnienie powodów takiej decyzji.

3. Dbanie o relacje
• Reagowanie ( sprzężenie zwrotne, potwierdzanie, informacja zwrotna),
• Budowanie własnego wizerunku.

Dbanie o relacje to przede wszystkim szanowanie granic i wyrażanie zrozumienia dla perspektywy podwładnego – nawet, jeśli podejmujemy niekorzystną z jego punktu widzenia decyzję. W miarę możliwości należy wyjaśniać przesłanki podejmowanych decyzji, zwłaszcza w przypadku tzw. decyzji niepopularnych.
Dbanie o relacje dotyczy również dotrzymywania umów i wywiązywania się ze zobowiązań. Oba zachowania budują wzajemne zaufanie.
Warto pamiętać, że są takie obszary, w których podwładny jest naszym klientem i tak winniśmy go traktować.

Komunikacja w poziomie

Wiąże się ona z przekazywaniem wiadomości między członkami organizacji znajdującymi się na równorzędnych stanowiskach. Najczęstsze zadania w obszarze komunikowania się poziomego to:

1. Koordynacja działań
• Podział zadań i określenie sposobów komunikowania się i rozliczania.

2. Rozwiązywanie problemów z zakresu współpracy pomiędzy działami lub zespołami
• Prezentowanie oraz badanie stanowisk i interesów,
• Wypowiadanie i przyjmowanie opinii,
• Poszukiwanie rozwiązań.

Najważniejsze umiejętności w tym zakresie to budowanie relacji współpracy, badanie motywów i interesów kryjących się za określonymi stanowiskami czy postawami, uważne słuchanie i zrozumienie dla perspektywy drugiej strony oraz umiejętne przekonywanie do swoich propozycji.
Istotne z punktu widzenia współpracy są umiejętności asertywne – szanowanie własnych i cudzych praw, używanie języka opinii a nie ocen (komunikaty JA) oraz umiejętność odmawiania i przyjmowania odmowy.