Pani Magdo,
Podczas wyznaczania zadań i celów do realizacji musimy pogodzić kilka punktów widzenia: perspektywę całej organizacji lub zespołu, Pani jako menedżera oraz pracownika. Nie jest to łatwe zadanie, dlatego też stawiając pracownikowi cele dobrze jest zadać sobie kilka pytań:

• Jak cel wyznaczony konkretnemu pracownikowi pomoże mi zrealizować cel całego zespołu i wesprze kierunek strategiczny organizacji?
Jako menedżer odpowiedzialny za wyniki powinniśmy dbać o to, aby cele poszczególnych pracowników pozwoliły nam na realizację celu całego zespołu. Cóż z tego, że poszczególny pracownik będzie realizował swoje zadania w sposób satysfakcjonujący, kiedy pozostali członkowie nie będą nawet zbliżali się do poziomu moich oczekiwań. „Na koniec dnia” zespół zawsze będzie analizował na ile osiągnęli założony poziom wyników. Brak sukcesu w osiąganiu wyznaczonych zadań zawsze będzie demotywował pracowników do podejmowania wysiłków w następnym okresie rozliczeniowym. Co więcej – pracownicy zawsze będą się porównywać analizując kto i jakie zadania ma zrealizować i dlaczego jedna osoba ma wyższe cele niż jego kolega. Analiza sposobu podziału celu zespołu na poszczególne jednostki pozwoli nam na pokazanie logicznych argumentów, kiedy pojawi się pytanie „Dlaczego ja mam zrealizować tyle?”
Podczas przekazywania celów ważne jest również, aby pokazać szerszy kontekst biznesowy wyznaczonego zadania. Nawet najbardziej nielubiane zadanie będzie realizowane, kiedy pracownik zobaczy uzasadnienie biznesowe tego działania i przeanalizuje konsekwencje niepodejmowania działań.

• Jak powierzone zadania pomogą mi zrealizować ten cel?
Teraz pora na zastanowienie się jak pracownik ma osiągnąć wyznaczony cel. Kiedy pracownicy nie wiedzą jakie działania należy podjąć, aby osiągną wyznaczony cel najczęściej bronią się przed jego realizacją twierdząc „To nie jest możliwe”. Analiza poszczególnych zadań, które stawiamy pozwoli nam zobaczyć: jakie konkretne działania pracownik powinien podejmować, aby zrealizować wyznaczony cel, na ile zadania rutynowe (np. związane z raportowaniem) mogą utrudnić realizacją zadania, jakie są priorytety poszczególnych zadań. Rozmowa z pracownikiem na powyższe tematy pozwoli mu podczas samodzielnej pracy właściwie zarządzać czasem i priorytetami.
Warto tutaj zaznaczyć, że wielokrotnie menedżerowie wyznaczają zadania, które skupiają się na aktywnościach, a nie rezultatach, np. wykonać 5 telefonów prospektingowych dziennie. A przecież nie chodzi nam o to, żeby nasi pracownicy tylko wykonywali telefony. W wyznaczonym zadaniu powinien być opisany rezultat –umówienie się na 2 spotkania sprzedażowe tygodniowo.

• Jak będę rozliczać realizację celu/zadania?
Ludzie najczęściej „uciekają” od zadań, które są dla niego trudne lub mało lubiane. Jasno określone kryteria oceny oraz termin weryfikacji podejmowanych działań mobilizuje pracowników do realizacji nawet tych najtrudniejszych zadań. Cykliczne rozmowy o wynikach pozwolą pracownikowi ocenić jak wiele zdołał już osiągnąć. Menedżer ze swojej strony może ocenić postępy pracownika i zawczasu wesprzeć pracownika w realizacji zadania.
Ale jak często prowadzić takie rozmowy? To niestety trudna sztuka znalezienia balansu pomiędzy zbytnią kontrolą a pozostawieniem pracownika samemu sobie. Wskazówkami będą tutaj takie czynniki jak: poziom kompetencji i samodzielności pracownika, doświadczenie, rodzaj wykonywanego zadania, wpływ tego zadania na osiąganie celów zespołowych.

• Na ile cel jest możliwy do osiągnięcia przez danego pracownika?
Nie ma nic bardziej frustrującego jak stawianie celów, które nie mogą być zrealizowane. Przyczyny „niemożności” mogą być różne – brak wpływu na rezultat, mało realistyczny poziom wyników, brak wymaganych zasobów/narzędzi lub umiejętności samego pracownika. Nasza znajomość pracownika, jego potencjału i mocnych stron, ograniczeń czy nastawień pozwoli nam ocenić na ile wyznaczone zadanie jest możliwe do osiągnięcia oraz jakie obszary będą stanowiły obszar zastrzeżeń zgłaszanych przez naszego podwładnego.

• Na ile zadanie, które powierzyłam pracownikowi jest dla niego motywujący?
Każdy człowiek chce się rozwijać, osiągać sukcesy i być doceniany. Podczas wyznaczania celów ważne jest, aby wziąć pod uwagę plany rozwojowe naszego pracownika i jego ambicje. Nasza rola jako menedżera polega również na tym, że inspirujemy naszych podwładnych i pomagamy wybierać najbardziej satysfakcjonującą ścieżkę rozwoju. Ważne jest, aby obie strony znały jakie są mocne strony i potencjał danego człowieka oraz obszar jego ograniczeń. Proszę również pamiętać, że osiągniemy większe sukcesy, kiedy będziemy pracować na swoich mocnych stronach. Mamy wtedy możliwość szybciej i łatwiej osiągnąć sukces. Nad słabymi stronami powinniśmy pracować tylko do tego poziomu, jaki jest niezbędny na naszym stanowisku.

Analiza powyższych obszarów pozwoli nam przygotować się do rozmowy, której celem jest przekazanie poziomu naszych oczekiwań i motywująco wyznaczyć cel. W wyniku badań AchieveGlobal określiło Czynności Kluczowe, które stanowią przepis na dobrą rozmowę, której celem jest przekazanie oczekiwań:

1. Przedstaw cel rozmowy.
2. Wyjaśnij znaczenie zadań i obowiązków dla całej organizacji.
3. Omów z pracownikiem oczekiwania i kryteria oceny pracy.
4. Podsumuj i sprawdź akceptację.
5. Ustal termin następnej rozmowy.

Wyznaczanie celów to tylko jeden z aspektów motywowania pracowników do efektywnej pracy. Nie można zapomnieć, że na poziom motywacji wpływa również atmosfera pracy w zespole, styl kierowania swojego menedżera, sposób rozwiązywania konfliktów czy też możliwości rozwoju. Nie mniej jednak obszar wyznaczania celów powoduje, że ludzie wiedzą jakie zachowania są oczekiwane. Warto się przyłożyć do tego zadania menedżerskiego, zwłaszcza, że jak pokazują badania Instytutu Gallupa 67% pracowników deklaruje, że nie wie jakie są oczekiwania menedżera.