1.Formy wykonywania kontroli przez wspólnika w spółce z o.o.

Konstrukcja prawna spółki z o.o. zawiera szereg elementów o charakterze osobowym. W doktrynie prawa handlowego przyjmuje się, że spółka z o.o. jest spółką kapitałową z elementami osobowymi, natomiast spółka akcyjna, jest spółką czysto kapitałową ze zredukowanymi prawie w całości elementami osobowymi.

Przykładem elementu osobowego w spółce z o.o. jest prawo do indywidualnej kontroli wspólnika. Prawo to może przysługiwać wspólnikom spółki o.o. Natomiast w spółce akcyjnej (zasadniczo) kontrola akcjonariuszy nad spółką może być sprawowana tylko za pośrednictwem rady nadzorczej.

Prawo do indywidualnej kontroli wspólnika w spółce z o.o. przysługuje wspólnikom na podstawie art. 212 k.s.h. Prawo kontroli (lub szczerzej nadzoru) nad spółką może być również wykonywane za pośrednictwem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Zgodnie z artykułem 213 par. 2 k.s.h.  rada nadzorcza lub komisja rewizyjna powinna być ustanowiona w spółkach z o.o., w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. Natomiast w razie gdy w spółce z o.o. ustanowiono radę nadzorczą lub komisję rewizyjną umowa spółki może wyłączać bądź ograniczać prawo indywidualnej kontroli wspólników (art. 213 par. 3 k.s.h). 

Ostatecznie więc, w zależności od konkretnego przypadku, kontrola wspólnika w spółce z o.o. może być wykonywana w różnych układach:
 
a)tylko w formie kontroli indywidualnej
b)tylko za pośrednictwem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej
c)jednocześnie w formie kontroli indywidualnej oraz za pośrednictwem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. 

Z reguły (zwłaszcza w „mniejszych” bądź jednoosobowych spółkach z o.o.) wspólnicy nie powołują rady nadzorczej, gdyż jej funkcjonowanie może oznaczać dla spółki ponoszenie dodatkowych kosztów (np. wynagrodzenie jej członków) jak i może stanowić  dodatkowe,  zbędne obciążenie organizacyjne. Natomiast w wypadku powołania rady nadzorczej z reguły prawo indywidualnej kontroli wspólników nie jest wyłączane. W związku z powyższym warto przypomnieć na czym polega prawo indywidualnej kontroli wspólnika w spółce z o.o.

2. Forma kontroli od strony przedmiotowej

Prawo kontroli przysługuje wspólnikowi. Zasadniczo wobec spółki za wspólnika uważane są osoby wpisane do księgi udziałów. Obowiązek prowadzenia księgi udziałów spoczywa na Zarządzie. Natomiast przejście udziału, jego części lub ułamkowej części udziału (np. w razie zbycia udziału) jest skuteczne wobec spółki (czyli nabywca udziałów  uzyskuje wobec spółki status wspólnika, a zbywca go traci) od chwili, gdy spółka otrzyma od jednego z zainteresowanych (zbywcy lub nabywcy udziałów) zawiadomienie o tym fakcie wraz z dowodem dokonania czynności. Z kolei zawiadomcie to stanowi podstawę dla zarządu do dokonania zmian w księdze udziałów i  w dalszej kolejności dokonania zgłoszenia do sądu rejestrowego uaktualnionej listy wspólników.


3. Wykonywanie kontroli

Art. 212 par. 1 k.s.h. wprost wymienia w jaki sposób indywidualna kontrola wspólnika może być wykonywana. Zgodnie z tym przepisem wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może:
·w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki,
·sporządzać bilans dla swego użytku
·żądać wyjaśnień od zarządu.
 
Dla właściwej formy wykonywania kontroli szczególne znaczeniem ma ta możliwość iż wspólnik wspólnie z upoważnioną przez siebie osobą może dokonywać wymienionych czynności kontrolnych.  Asysta innej osoby (upoważnionej przez wspólnika) może być niezbędna dla skutecznego wykonywania kontroli. Będzie niezbędne zwłaszcza wtedy gdy do przeglądnięcia dokumentów spółki wymagana jest specjalistyczna wiedza (finansowa, ekonomiczna, techniczna, prawna etc.), którą to wiedzą dany wspólnik może nie dysponować. Kodeks spółek handlowych nie ogranicza przedmiotowo zakresu ksiąg i dokumentów spółki, w związku z czym prawo kontroli wspólnika rozciąga się na wszelką dokumentację spółki związaną z jej działalnością. Ewentualne ograniczenia w tym zakresie mogą wynikać z przepisów o charakterze szczególnym (np. w związku z ochroną danych osobowych). 

Prawo do przeglądania dokumentów i ksiąg należy rozumieć celowościowo i powinno ono obejmować  wszelkie aspekty jakie są niezbędne do jego skutecznego wykonywania takie jak:
 
- prawo do przeglądania kompletnych oryginalnych dokumentów
- prawo do przeglądania dokumentów w odpowiednich warunkach w siedzibie spółki
- prawo do przeglądania dokumentów bez konieczności ponoszenia opłat na rzecz spółki
- prawo do sporządzania odpisów, notatek, zdjęć, kserokopii (na koszt wspólnika)
 
Wszelkie bariery jakie hipotetycznie może stawiać Zarząd wspólnikowi, które mogą uniemożliwić bądź utrudnić skuteczne wykonywanie prawa kontroli są niedopuszczalne i niezgodne z art. 212 kodeksu spółek handlowych. Z drugiej jednak strony wykonywanie prawa kontroli przez wspólnika nie powinno dezorganizować działalności spółki. Taka sytuacja może mieć miejsce w razie nadużywania przez wspólnika prawa kontroli np. w razie uporczywego żądania przez wspólnika przeglądania tych samych dokumentów lub nadużywania prawa do żądania wyjaśnień od zarządu. W zależności od okoliczności konkretnego wypadku nie można wykluczyć, iż w szczególnie drastycznych wypadkach nadużywania przez wspólnika prawa kontroli, spółka będzie mogła powołać się na art. 5  k.c. i odmówić  wspólnikowi udostępnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień .Przypominać należy że zgodnie z tym przepisem korzystanie ze swojego prawa w sposób sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego nie jest uważane za wykonywanie tego prawa i nie korzysta z ochrony. Spółka powinna jednak korzystać z możliwości odmowy tylko w szczególnie uzasadnionych wypadkach, tak żeby nie narazić się zarzut naruszenia art. 212 k.s.h.

Szczególne istotną częścią prawa kontroli wspólnika jest prawo żądania od Zarządu dodatkowych wyjaśnień od Zarządu. Wyjaśnienia Zarządu mogą okazać się konieczne zarówno w razie gdy wspólnika interesuje jakieś konkretna sprawa jak też i w sytuacji gdy treść udostępnionych wspólnikowi dokumentów rodzi dodatkowe pytania bądź wątpliwości. Zdarzyć się może tak, że brak dodatkowych wyjaśnień Zarządu może uniemożliwić wspólnikowi ocenę konkretnej sprawy, a tym samym uczynić prawo kontroli iluzorycznym.

Odmowa udzielenia informacji .

Zgodnie z art. 212 par. 2 k.s.h. zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę.  Chodzi więc tu o sytuację gdy wspólnik wykonuje prawo kontroli w sposób niezgodny z jego charakterem tj. nie w celu ochrony interesu wspólnika w spółce ale w celu sprzecznym z interesem spółki w konsekwencji czego wyrządzona zostanie szkoda spółce. W tych wypadkach ustawodawca przyznaje prymat ochronie interesu spółki (jako osoby prawnej), a więc i  pośrednio ochronie  interesu wszystkich innych (pozostałych) wspólników nad uprawnieniem jednego wspólnika w zakresie jego prawa kontroli. Sytuacja taka może zajść w takim np. wypadku gdy wspólnik  domagający się udostępnienia od spółki dokumentów czy wyjaśnień od zarządu jest jednocześnie powiązany w jakiś sposób (organizacyjnie, kapitałowo) z konkurencyjnym podmiotem, któremu może zależeć na uzyskaniu poufnych informacji (może chodzić np. dane finansowe, ceny towarów, strategia  rozwoju, know-how etc.)  dotyczących tej spółki .

Kodeks spółek handlowych wymaga jednak żeby odmowa udzielenia przez Zarząd wyjaśnień lub wglądu w dokumenty wynikała z uzasadnionej obawy wykorzystania ich w sposób sprzeczny z interesem spółki i przez to wyrządzenia jej znacznej szkody. Przesłanki odmowy zależeć będą więc od okoliczności konkretnego wypadku i z natury rzeczy może być okolicznością sporną czy rzeczywiście zachodzą. W związku z tym w razie odmowy udostępnienia wspólnikowi informacji czy wglądu w dokumenty może od skorzystać z dalszych uprawnień przewidzianych przez kodeks spółek handlowych.

Prawo do żądanie rozstrzygnięcia uchwałą wspólników.  Prawo do złożenia wniosku do sądu rejestrowego.

W przypadku gdy zarząd spółki odmówił udzielenia wspólnikowi udostępnienia dokumentów lub udzielenie wyjaśnień (z powodów wskazanych w par. 212. par. 2 k.s.h –opisanych w poprzednim punkcie) wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Żądanie takie winno zostać złożone na ręce Zarządu Spółki. Uchwała wspólników w takim wypadku rozstrzyga sporną kwestię, a zarząd zobowiązany jest zastosować się do jej treści nakazującej udzielenia wspólnikowi informacji bądź odmawiającej ich udzielenia. Możliwa jest też sytuacja taka że wspólnicy nie podejmą żadnej w uchwał.

W razie gdy uchwała wspólników będzie negatywna lub nie zostanie podjęta żadna uchwała wspólnikowi przysługuje prawo zażądania rozstrzygnięcia przez sąd rejestrowy.

Stosownie do art. 212 § 4 k.sh. wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub od upływu terminu miesięcznego od dnia zgłoszenia żądania w przypadku niepowzięcia uchwały wspólników w tym terminie.
 
Sąd rejestrowy rozstrzyga sporną kwestię rozpatrując czy w sprawie zachodziły przesłanki możliwości odmowy udzielenia wspólnikowi informacji, a więc czy odmowa udzielenia informacji była zgodna z art. 212 k.s.h.