Podstawy prawne regulaminów

W spółce akcyjnej podstawą prawną do uchwalenia regulaminu zarządu jest art. 371 par. 6 kodeksu spółek handlowych, zgodnie z którym „jeżeli statut nie przyznaje radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu prawa do uchwalenia lub zatwierdzenia regulaminu zarządu, zarząd może uchwalić swój regulamin”.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością brak jest analogicznego przepisu, co jednak nie sprzeciwia się możliwości uchwalenia takiego regulaminu przez organ, któremu taka kompetencja zostanie przyznana w umowy spółki.

W praktyce najczęściej (w obu typach spółek) regulamin zarządu uchwala sam zarząd, a następnie jest on zatwierdzany przez radę nadzorczą lub walne zgromadzenie (zgromadzenie wspólników). 

Zgodność ze statutem lub umową spółki

Statut bądź umowa spółki stanowią nie tylko podstawę do uchwalenia regulaminu Spółki, ale również wyznaczają treść tych regulaminów. Zarówno statut (umowa spółki) jak i regulamin muszą być zgodne z przepisami  regulującymi zasady funkcjonowania zarządu spółki tj. art. 201 – 211 k.s.h. (w przypadku spółek z o.o.) oraz art. 368- 380 k.s.h. (w przypadku spółki akcyjnej). W hierarchii źródeł prawa które odnoszą się do funkcjonowania zarządów spółek regulamin zarządu znajduje się poniżej przepisów ustawowych jak i przepisów statutu oraz umowy spółki. W związku z powyższym regulaminy nie mogą wprowadzać rozwiązań sprzecznych bądź odmiennych z ustawą lub statutem czy umową spółki. W wypadku sprzeczności regulaminu z ustawą czy statutem (umową) takie postanowienia regulaminu nie mogą być stosowane i z reguły mogą być obarczone sankcją nieważności. Regulamin ma za zadanie uszczegółowienie i doprecyzowanie regulacji ustawowej oraz statutowej (umownej).

Zwrócić należy w tym miejscu uwagę na różnicę w sposobie regulacji odnoszącej się funkcjonowania zarządów w obu typach spółek. W spółce akcyjnej, zgodnie z art. 371 par. 1 kodeksu spółek handlowych „jeżeli zarząd jest wieloosobowy, wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że statut stanowi inaczej”. Zasadą jest więc, że w przypadku spółki akcyjnej zarząd (pod warunkiem że jest wieloosobowy)  funkcjonuje w oparciu o zasadę kolegialności  (wspólne prowadzenie spraw).  W związku z powyższym kolejne paragrafy art. 371 kodeksu spółek handlowych regulują takie sprawy jak tryb podejmowania uchwał (większość głosów), sposób zwoływania posiedzeń, ewentualne szczególne uprawnienia do prezesa zarządu do decydującego głosu w razie równości głosów, inne określone uprawnienia prezesa, powoływanie/odwoływanie prokurentów.

Z kolei w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością sposób prowadzenia spraw spółki przez zarząd wyznacza (o ile umowa spółki nie stanowi inaczej) art. 208 par. 2 – („każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki”) oraz art. 208 par. 3 („każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki”). Kolejne paragrafy art. 208 k.s.h (podobnie jak w spółce akcyjnej) regulują takie sprawy jak miedzy innymi tryb podejmowania uchwał (większość głosów), sposób zwoływania posiedzeń, ewentualne szczególne uprawnienia do prezesa zarządu do decydującego głosu w razie równości głosów, inne określone uprawnienia prezesa zarządu, powoływanie/ odwoływanie prokurentów. 

Odmienne zatem niż w spółce akcyjnej, w spółce z o.o. zasadą jest indywidualne prowadzenie spraw spółki przez członków zarządu (w przypadku czynności zwykłego zarządu), a zasada kolegialności obowiązuje w zakresie spraw przekraczających zwykły zarząd bądź też w razie gdy chociaż jeden z członków zarządu sprzeciwi się przeprowadzeniu sprawy nieprzekraczającej zwykły zarząd.

Powyższe zasady prowadzenia spraw spółki w spółce akcyjnej i spółce z o.o. mają zasadniczo charakter dyspozytywny (za wyjątkiem powoływania odwoływania prokurenta w spółce akcyjnej) i mogą być zmienione postanowieniami statutu i umowy spółki. W każdym jednak razie regulaminy zarządu powinny odzwierciedlać w swoich regulacjach sposób prowadzenia spraw spółki  wyznaczony przez kodeks spółek handlowych oraz statut lub umowę spółki. Szczególne znaczenie ma to przy ustaleniu wewnętrznego podziału kompetencji pomiędzy członków zarządu.

Podział kompetencji pomiędzy członków zarządu

W praktyce często zdarza się, że regulaminy zarządów wprowadzają wewnętrzny podział kompetencji w zakresie prowadzenia spraw spółki pomiędzy członków zarządu (np. członek zarządu do spraw finansowych, członek zarządu do spraw produkcji, członek  zarządu do spraw administracyjnych), podczas gdy statut / umowa spółki nie wprowadza takiego podziału traktując „równo” wszystkich członków zarządu w zakresie ich kompetencji do prowadzenia spraw spółki. Wewnętrzny podział kompetencji pomiędzy członków zarządu jest materią jaka należy do statutu (spółka akcyjna)  bądź umowy spółki (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). Jeżeli więc umowa spółki bądź statut nie wprowadzają podziału wewnętrznych kompetencji pomiędzy poszczególnych członków zarządu, każdy z nich jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki zgodnie z ogólnymi zasadami opisanymi powyżej bądź w oparciu o zasadę kolegialności (spółka akcyjna – art. 371 k.s.h)  bądź też zgodnie z regulacjami przewidzianymi w art. 208 k.s.h. (tj. indywidualnie co do spraw w ramach zwykłego zarządu i kolegialnie w przypadku spraw przekraczających zwykły zarząd bądź w razie sprzeciwu przed załatwieniem sprawy zwykłego zarządu).

W związku z powyższym jeżeli regulamin zarządu wprowadza podział wewnętrznych kompetencji pomiędzy członków zarządu – podział ten powinien mieć oparcie w umowie lub statucie spółki.

Natomiast jeżeli podział ten nie ma oparcia w statucie bądź umowie spółki - to nadal każdemu z członków zarządu przysługują kompetencje (zarówno prawo i obowiązek) do zajmowania się sprawami spółki zgodnie z ogólnymi zasadami (czyli zgodnie z art. 371 k.s.h. lub 208 k.s.h. ). W doktrynie przyjmuje się, że podział kompetencji wyłącznie na podstawie regulaminu zarządu oznacza, że danego członka zarządu należy traktować jako „referenta” danego rodzaju spraw, a nie jako wyłącznie kompetentnego do ich prowadzenia (tak: - Kodeks spółek handlowych, Komentarz do art. 301-458 KSH - prof. dr hab. Stanisław  Sołtysiński , prof. dr hab. Andrzej  Szajkowski , prof. dr hab. Andrzej  Szumański , prof. dr hab. Janusz Szwaja , dr Monika Tarska, Rok wydania: 2008 Wydawnictwo: C.H.Beck, Wydanie: 2, komentarz do art. 371, opublikow. baza Legalis –  tam też szerzej na temat wewnętrznego podziału kompetencji w ramach zarządu oraz ich skutków).

Zaznaczyć też należy, że wewnętrzny podział kompetencji do prowadzenia spraw spółki nie dotyczy reprezentacji spółki wobec osób trzecich. W obu typach spółek  obowiązuje podobny przepis (art. 204  par. 2 i 372 par.2 k.s.h.), który stanowi iż prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.

„Silny” czy „słaby”  Prezes Zarządu

Zwrócić należy również uwagę na inny element pozwalający usprawnić pracę zarządu jakim jest przyznanie specjalnych uprawnień prezesowi zarządu.

Zarówno w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jaki i spółki akcyjnej kodeks spółek handlowych (art. 208 par. 8 ksh, art. 371 par. 2) stanowi, iż umowa spółki lub statut może stanowić iż w przypadku równości głosów (oddanych nad uchwałą zarządu) decyduje głos prezesa zarządu lub przyznawać prezesowi zarządu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu.

Zawsze więc przyznanie szczególnych uprawnień prezesowi zarządu wymaga wprowadzenia odpowiednich regulacji w statucie bądź umowie spółki.

Przyznanie prezesowi zarządu decydującego głosu pozwala uniknąć potencjalnych konfliktów w razie gdy układ sił w zarządzie  jest podzielony po połowie pomiędzy członków zarządu. W razie gdy statutu lub umowa nie przewiduje szczególnych uprawnień dla prezesa zarządu tylko nieparzysta liczba członków pozwala uniknąć zagrożenia, że ujawni się pat decyzyjny.  W takim przypadku (gdy zarząd ma być wieloosobowy bez szczególnych uprawnień prezesa zarządu) zarząd spółki musi składać się z co najmniej 3 członków, natomiast w przypadku gdy prezes zarządu będzie szczególnie uprawniony wystarczy tylko dwóch członków (w efekcie przyczynia się do redukcji kosztów funkcjonowania spółki).

Wyposażenie prezesa zarządu w szczególne uprawnienia może być też przydatne w razie gdy z innych względów nie ma możliwości powołania nieparzystej liczby członków wieloosobowego zarządu (np. z powodu braku odpowiedniego kandydata).

Sprawy regulowane przez Regulamin

Sprawy jakie może regulować regulamin zarządu to:

• sposób zwoływania posiedzeń (ustne, pisemne, e: mail, inne)
• czas w jakim należy zwołać posiedzenie zarządu (np. na 7 dni przed terminem)
• zwoływanie posiedzeń w nadzwyczajnym trybie (np. w sytuacji awaryjnej, w razie wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności wymagających niezwłocznego zajęcia się sprawą przez zarząd)
• sposób ustalania porządku obrad posiedzenia zarządu
• tryb wprowadzania spraw do porządku obrad w sytuacjach nadzwyczajnych
• sposób głosowania nad uchwałą (w tym ustalenie czy głosowanie odbywa się w sposób tajny czy jawny)
• możliwość udziału w posiedzeniach zarządu osób spoza jego grona (np. biegli, rzeczoznawcy, zaproszeni goście, managerowie nie należący do zarządu)
• tryb podejmowania uchwał (na posiedzeniu lub ewentualnie w trybie pisemnym lub za pośrednictwem środków komunikacji), 
• większość głosów jaka jest wymagana przy podejmowaniu uchwał
• sposób sporządzania protokołu (wymogi protokołu)
• tryb wnoszenia zastrzeżeń lub uwag do protokołu (np. na bieżąco na posiedzeniu lub najpóźniej na kolejnym posiedzeniu przed podpisaniem protokołu)
• zasady numeracji uchwał i protokołów
• sposób prowadzenia księgi protokołów
• sprawy związane z archiwizacją dokumentów zarządu
• sposób wewnętrznej pracy zarządu nad określonymi zagadnieniami związanymi z pracą zarządu (np. sposób pracy nad przyjęciem przez zarząd sprawozdania finansowego spółki) 

 Podsumowanie

Zakres regulacji regulaminu zarządu może być dość szeroki. Zawsze należy zadbać o jego zgodność z kodeksem spółek handlowych oraz statutem lub umową spółki. Trzeba również pamiętać, o tym żeby nie doprowadzić do przeregulowania materii regulaminowej, gdyż taki regulamin będzie przeszkodą, a nie pomocą w sprawnym funkcjonowaniu spółki lub też po prostu stanie się regulacją martwą.