Powyższa zasada nie jest zasadą bezwzględną. Urlop wypoczynkowy nie musi być wykorzystany w roku za który przysługuje. Przesunięcie terminu urlopu na rok następny może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. W niektórych sytuacjach pracodawca musi przesunąć termin urlop, są to: niezdolność do pracy z powodu choroby pracownika, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną lub powołanie na ćwiczenia wojskowe, albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy.

Jeśli w danym roku przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy nie zostanie wykorzystany, pracodawca powinien pracownikowi udzielić niewykorzystanego urlopu najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Nakaz ten nie obejmuje jednak części urlopu wypoczynkowego, która pracownikowi przysługuje w ramach urlopu na żądanie – tę część pracownik może wykorzystać w okresie późniejszym.

Dopilnowanie, aby pracownik skorzystał z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, jest obowiązkiem pracodawcy. To pracodawca ustala plan urlopów (w niektórych zakładach pracy zamiast planu urlopów dopuszczalne są indywidualne porozumienia pracodawcy z pracownikiem), biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeśli pracodawca nie dopełni obowiązku udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do końca marca roku następnego po roku, w którym ten urlop przysługiwał, naraża się na grzywnę określoną w art. 282 kodeksu pracy, czyli od 1.000 zł do nawet 30.000 zł.

Należy jednak podkreślić, iż w wypadku gdy pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do końca marca roku następnego, pracownik nie może samowolnie tego urlopu wykorzystać i np. poinformować pracodawcę o dniu, od którego idzie na urlop. Takie postępowanie stanowiłoby naruszenie obowiązków pracowniczych.

Niewykorzystany do końca kwartału następnego roku urlop na szczęście nie przepada. Zgodnie z generalną zasadą wynikającą z art. 291 kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Zasada ta dotyczy także urlopu wypoczynkowego. Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.), jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 roku (sygn. I PKN 367/00).
Oznacza to, że pracownik może domagać się wykorzystania urlopu wypoczynkowego najpóźniej do upływu trzech lat od końca kwartału roku następującego po roku, za który ten urlop przysługiwał.

Autor: apl.r. Maciej Turos