Taka sytuacja może przytrafić się każdemu. Załóżmy, że menedżer w ostatniej fazie negocjacji, bezpośrednio z prezesem firmy, ustala warunki zatrudnienia, w tym: wysokość wynagrodzenia i limitu na służbowej karcie kredytowej, samochód służbowy etc. Z jakichś względów nie dochodzi do podpisania umowy przed ustalonym terminem podjęcia pracy. Gdy ustalonego dnia menedżer stawia się w firmie, okazuje się, że i wtedy nie może dojść do podpisania umowy, bo prezes spółki akurat musiał nagle wyjechać za granicę. Czy w takiej sytuacji, bez pisemnej umowy menedżer może rozpocząć pracę?
Tak, gdyż obie strony wcześniej ustnie złożyły zgodnie oświadczenie dotyczące warunków zatrudnienia. Może ono być złożone w dowolnej formie – ustnej lub pisemnej. Ale od tej zasady są wyjątki. Zgodnie z nimi, ważność danej czynności prawnej może być zależna (jeśli wynika to z przepisów) od zachowania formy szczególnej, czyli na przykład pisemnej, notarialnej, etc.

W przypadku umów o prac, reguły dotyczące ich formy określa Kodeks pracy. Zgodnie z art. 29 § 2 tego aktu, umowa o pracę powinna mieć formę pisemną. Jest to zasada generalna obejmująca wszystkie rodzaje umów o pracę – bez względu na czas jej trwania czy rodzaj umowy. Gdy pracodawca nie dotrzyma pisemnej formy umowy o pracę, wtedy zgodnie z 29 § 2 zd. 2 Kodeksu pracy, powinien on niezwłocznie potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków. W sytuacji, jeśli będzie uchylał się od wykonania tego obowiązku, co powinien uczynić najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez nowozatrudnionego, umowa o pracę będzie ważna, ale pracodawca narazi się na karę grzywny za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Inny problem, jaki się może przy tym pojawić, to rozbieżność między tym, co obiecał przyszły pracodawca menedżerowi (np. wysokością pensji), a tym, co później znajdzie się w postanowieniach umowy. Dlatego ważne jest to, aby wszystkie ustalone wcześniej elementy zatrudnienia dokładnie wpisać w umowie o pracę. Pozwoli to uniknąć nieporozumień na tym tle w przyszłości.
Jeśli się tego nie uczyni, późniejsze wyegzekwowanie od pracodawcy ustnych obietnic (podczas rozmowy o pracę) może być bardzo trudne. Z punktu widzenia prawnego – przepisy Kodeksu pracy nie dają pracownikowi ochrony w takim przypadku. Na gruncie Kodeksu cywilnego dochodzenie od przyszłej firmy spełnienia obietnic, jakie złożył jej szef w trakcie negocjacji dotyczących podjęcia pracy przez menedżera może być karkołomnym zadaniem, a niekiedy jest wręcz niemożliwe.

Należy rozpatrzyć jeszcze jeden przypadek: gdy menedżer zawarł ustnie kontrakt menedżerski, ale w formie nie umowy o pracę, a umowy cywilnoprawnej. Czy wówczas jest ona ważna?
Przepisy Kodeksu cywilnego nie nakładają na strony obowiązku zachowania tzw. formy szczególnej przy zawieraniu umów cywilnoprawnych. Zgodnie z art. 73 § 1 tego aktu, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. W przypadku kontraktów menedżerskich takiego rygoru w przepisach Kodeksu cywilnego nie ma, gdyż umowa kontraktu menedżerskiego nie jest w nich uregulowana. Mimo to, w przypadku takich kontraktów, w zdecydowanej większości przypadków mają one formę pisemną, co później - jeśli dojdzie do sporu z byłym pracodawcą - ułatwia menedżerowi dochodzenie praw przed sądem.