Najlepszym narzędziem rozwiązywania sytuacji spornych są negocjacje. Niezależnie, czego dotyczą decyzje – transakcji handlowej, znalezienia wyjścia z trudnej sytuacji lub rozwiązania konfliktu – bezpośredni udział stron, których sprawa dotyczy, jest najbardziej skuteczny. W myśl zasady „nic o nas bez nas” zaangażowanie się zainteresowanych w samodzielne znalezienie rozwiązania umożliwia satysfakcję i wpływa na trwałość podjętych decyzji.
Negocjacje jednak nie zawsze się udają. Dzieje się tak, bo strony na przykład nie radzą sobie z rozbieżnymi stanowiskami lub w grę wchodzą emocje powodujące, że ważniejsza staje się rozgrywka interpersonalna niż merytoryczna strona problemu. Negocjacje mogą też być utrudnione przez uprzedzenia, stereotypy albo złe doświadczenia związane z wcześniejszą współpracą.

Możliwe rozwiązania sporu

W przypadku niepowodzenia negocjacji strony mają do wyboru trzy możliwości: arbitraż, sąd lub mediacje. Arbitraż polega na zwróceniu się do trzeciej, neutralnej, strony, która po wysłuchaniu argumentów podejmuje decyzję. Postępowanie arbitrażowe (polubowne) uregulowane jest w normach kodeksu postępowania cywilnego. Istnieją branżowe sądy arbitrażowe, na przykład przy izbach gospodarczych lub związkach branżowych. Strony poddają się dobrowolnie temu postępowaniu. Po wysłuchaniu stron arbiter wydaje wiążący dla nich wyrok. W przypadku konfliktów pracowniczych arbitrem może być też przełożony.

Druga możliwość, czyli odwołanie się do sądu, jest najczęściej stosowaną i najstarszą procedurą rozstrzygania sporów. Każda ze stron ma prawo wszcząć postępowanie, udział przeciwnika nie musi być więc dobrowolny. Orzeczenie sądu, podobnie zresztą jak arbitrażu, zazwyczaj faworyzuje jedną ze stron na niekorzyść drugiej. Dzieje się tak, ponieważ celem sądu nie jest zadbanie o interesy biorących udział w postępowaniu, lecz ustalenie stanu prawnego roszczenia zawartego w pozwie. Postępowanie sądowe nie zapewnia więc zazwyczaj długookresowego pokoju.
Trzecie rozwiązanie, czyli mediacja, to interwencja w spór lub negocjacje neutralnej i bezstronnej osoby, zaakceptowanej przez strony dążące do porozumienia. Zadaniem mediatora jest pomoc w rozmowie w celu wypracowania dobrowolnego i satysfakcjonującego dla zainteresowanych porozumienia. Mediator nie rozstrzyga sporu i nie narzuca decyzji. Strony są autorami rozwiązania i zachowują pełną kontrolę nad postanowieniami ugody. Mediator musi też zaakceptować brak porozumienia, jeżeli taka jest wola stron.
W tabeli porównano wybrane parametry, dotyczące czterech możliwości rozwiązania konfliktu.
Warto wspomnieć, że popularność mediacji jako narzędzia rozwiązywania sporów narodziła się w latach 70. w USA w odpowiedzi na niezadowolenie ze stanu sądownictwa. Obciążenie sądów rosnącą liczbą spraw cywilnych, wynikający z tego długi czas oczekiwania na proces oraz ogromne honoraria dla prawników były motorem rozwoju ośrodków mediacyjnych. Zaczęto też dostrzegać fakt, że wynik postępowania sądowego rzadko jest satysfakcjonujący dla stron, co w większości przypadków rujnuje dobre relacje i uniemożliwia dalszą współpracę.

Mediacje sądowe i pozasądowe

Postępowanie mediacyjne może być częścią postępowania sądowego lub przebiegać bez udziału sądu (mediacje umowne). W pierwszym przypadku związane jest to z zapisami w kodeksach postępowania karnego i cywilnego. Od 1998 sądy karne i od 2005 roku sądy cywilne mają możliwość kierowania spraw do postępowania mediacyjnego. W przypadku spraw karnych ewentualne pojednanie poszkodowanego i sprawcy brane jest pod uwagę w dalszych decyzjach sądu odnośnie do sprawy. Może to być na przykład umorzenie sprawy, warunkowe jej zawieszenie, uwzględnienie faktu pojednania się stron w wyroku sądowym itp. W przypadku postępowania cywilnego ugoda po zatwierdzeniu przez sąd nabiera mocy prawnej ugody zawartej przed sądem, czyli na przykład stanowi tytuł egzekucyjny. Decyzję o postępowaniu mediacyjnym w trakcie postępowania karnego podejmuje policja, prokuratura, sąd. Może odbywać się też na wniosek strony. W przypadku postępowania cywilnego inicjatywa należy do sądu lub mediacja odbywa się na wniosek strony lub jej pełnomocnika.
W przypadku sporów cywilnych dla stron korzystniejszy jest zazwyczaj udział w mediacji, zanim zostanie złożony pozew w sądzie. O mediacji cywilnej wspomina się często w kontekście rozwodów. Warto jednak pamiętać, że mediacja jest też narzędziem rozwiązywania sporów gospodarczych i pracowniczych. Skorzystanie z niej w sporach biznesowych nie zamyka możliwości zwrócenia się do arbitra lub sądu w przypadku braku powodzenia mediacji.

Kiedy do mediatora?
Jeśli samodzielne negocjacje nie przybliżają rozwiązania problemu, gdy emocje utrudniają prowadzenie konstruktywnej dyskusji, a rozmówcy koncentrują się na udowadnianiu sobie winy, warto do rozmów włączyć mediatora. Im szybciej zostaną rozpoznane te oznaki impasu, tym łatwiej będzie można uniknąć eskalacji konfliktu i prędzej osiągnąć porozumienie. System sprawnego wykrywania punktów zapalnych w biznesie jest podstawą dobrego zarządzania sytuacjami konfliktowymi. Włączenie do negocjacji kolejnej, neutralnej, strony zmienia układ sił i ułatwia skierowanie uwagi na poszukiwanie rozwiązań.
Oczywiście, jeśli chęć udowodnienia winy, potrzeba satysfakcji z wygranej czy pragnienie ukarania drugiej strony są ważniejsze niż potrzeba rozstrzygnięcia konfliktu, mediacja prawdopodobnie się nie uda. Uczestnicy sporu nie wyrażą na nią zgody lub w trakcie rozmów nie będą wykazywali woli porozumienia.