Po pierwsze – ochrona.

Dane księgowe zawarte w systemach informatycznych są narażone na niebezpieczeństwo zniszczenia lub utraty, spowodowane dostępem do nich osób niepowołanych, oraz na zagrożenia związane z wirusami komputerowymi wprowadzanymi poprzez urządzenia zewnętrzne lub sieć internetową. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (art. 23 ust. 1).

Biorąc pod uwagę niebezpieczeństwo utraty lub zniekształcenia danych, które może w znacznym stopniu wpłynąć na rzetelność zawartych w księgach rachunkowych informacji, prawo przewiduje, że ochrona danych powinna polegać:
–  na stosowaniu nośników danych odpornych na zagrożenia;
–  na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
–  na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
– na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2).

Bezpieczeństwo to również rozwiązania organizacyjne zapobiegające zniszczeniu danych, wprowadzane przez jednostkę korzystającą z techniki komputerowej, które nie zależą w żaden sposób od posiadanego oprogramowania, są jednak wymagane przez prawo. Należy do nich zabezpieczenie sprzętu przed zdarzeniami losowymi, takimi jak pożar czy kradzież, oraz zabezpieczenie danych przed uszkodzeniem przez stosowanie programów antywirusowych i podtrzymywaczy napięcia (UPS).

Ochrona systemowa przed nieupoważnioną modyfikacją powinna przede wszystkim polegać na ograniczeniu dostępu do danych komputerowych przez wprowadzenie haseł dostępu. Dzięki temu zabezpieczeniu z informacji zawartych w systemie informatycznym mogą korzystać tylko osoby uprawnione i tylko one mają prawo do ich zmiany; ten sposób ochrony danych powinien być zatem wymagany od systemu, za pomocą którego jednostka ma zamiar prowadzić księgi rachunkowe. Aby hasła właściwie spełniały swoją funkcję ochronną, powinny być systematycznie zmieniane co kilka miesięcy.

Oprócz tego system powinien umożliwiać sporządzanie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, które zapewnią trwałość zapisu przez wymagany okres przechowywania, który dla ksiąg rachunkowych wynosi 5 lat (art. 74 ust. 2). Ze względu na możliwość awarii nośników danych powinny być sporządzane dwie kopie rezerwowe zapisów księgowych, które mogą być przechowywane w dwóch różnych miejscach, chronionych przed dostępem osób niepowołanych.

Po drugie – rzetelność.

Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (art. 24, ust. 2). Spełnienie tego wymagania zapewnią skuteczne procedury kontrolne stosowane w systemie finansowo-księgowym, wśród których można wymienić:
–  sprawdzenie bilansowania się stron Winien i Ma zapisu księgowego;
–  tymczasowe wprowadzanie danych do bufora, po czym następują procedury kontrolne sprawdzające zgodność zapisów w księdze głównej i w dzienniku;
–  grupowanie dokumentów w pliki (paczki) i nadawanie im etykiet zawierających liczbę dokumentów w paczce i ich sumę kontrolną.

Program finansowo-księgowy musi posiadać procedury, które gwarantują sprawdzalność ksiąg rachunkowych, czyli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W szczególności:
–  udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
–  zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
–  w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
–  zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych (art. 24, ust. 4).

Po trzecie – ciągłość zapisu i jego obligatoryjne elementy.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien mieć automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (art. 14, ust. 4).

W ustawie określone są również obligatoryjne elementy zapisu księgowego, które powinien on zawierać niezależnie od techniki prowadzenia ksiąg. Ocena spełnienia tego kryterium w praktyce oznacza sprawdzenie, jakie dane trzeba uzupełnić przy wprowadzaniu do systemu zapisu księgowego.

Zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
–  datę dokonania operacji gospodarczej;
–  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego będącego podstawą zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
–  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
–  kwotę i datę zapisu;
–  oznaczenie kont, których dotyczy (art. 23, ust. 2).

Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych, a również zestawienia wyświetlane na ekranie monitora, powinny zawierać pewne obligatoryjne elementy, a mianowicie być:
–  trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera);
–  oznaczone nazwą danego rodzaju księgi oraz nazwą programu przetwarzania;
–  oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
–  numerowane, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony;
–  sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym (art. 13, ust. 4).

Po czwarte – dokumentacja systemowa.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka jest zobowiązana do posiadania w ramach dokumentacji systemowej:
–  wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
–  opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (art. 10, ust. 1, pkt 3).

Jednostka nabywająca oprogramowanie powinna wymagać od producenta dostarczenia wraz z programem dokumentacji technicznej systemu, zawierającej wymienione w ustawie elementy. To jednak na użytkowniku programu spoczywa ustawowy obowiązek posiadania takiej dokumentacji, toteż w przypadku istotnych braków jednostka powinna domagać się od dostawcy jej uzupełnienia.

Po piąte – wymagania konkretnego użytkownika.

Wybór systemu finansowo-księgowego z uwzględnieniem kryteriów użyteczności wymaga specyfikacji indywidualnych potrzeb użytkownika. Polega ona na określeniu oczekiwań firmy dotyczących cech funkcjonalnych programu; konieczne jest również oszacowanie kosztów zakupu, wdrożenia i eksploatacji, które mają być poniesione, i porównanie ich z możliwościami finansowymi jednostki.

Na wymagania przedsiębiorstwa względem systemu informatycznego wspomagającego rachunkowość ma wpływ zarówno rodzaj i zakres jego działalności, jak i wielkość. Inny program będzie przydatny w wielkim przedsiębiorstwie produkcyjnym, inny zaspokoi potrzeby małej firmy handlowej. Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu finansowo-księgowego warto przeanalizować ofertę rynkową systemów pod kątem takich kryteriów oceny programu, jak opinia o producencie, łatwość w obsłudze systemu, koszty i jakość jego wdrożenia, a także zdecydować o zakupie oprogramowania standardowego lub wykonanego na zamówienie.

Rozbudowany system będzie wymagał zapewnienia sprzętu komputerowego o lepszych parametrach. Jeśli więc przedsiębiorstwo nie wykorzystywało dotąd technik komputerowych, konieczne będą wyższe nakłady na jego zakup. W firmach, które już wcześniej zrezygnowały z ręcznej ewidencji księgowej i chcą na przykład dokonać zmiany błędnie działającego systemu, będzie się to wiązało z przymusem wymiany sprzętu na urządzenia nowszej generacji, dotychczasowe bowiem nie umożliwią sprawnego działania programu.

Po szóste – standaryzowany czy na zamówienie?

Z komputeryzacją rachunkowości wiąże się często problem wyboru produktu uniwersalnego bądź oprogramowania wykonywanego na zamówienie.

Dokonanie wyboru między standardowym systemem F-K dostępnym na rynku a systemem projektowanym na zamówienie związane jest bardziej ze specyfiką działalności firmy niż z jej wielkością. Jednak ze względu na niższe koszty zakupu i wdrożenia nieduże jednostki częściej decydują się na oprogramowanie uniwersalne, które można dostosować do większości firm.

Przedsiębiorstwo o nietypowej działalności może rozważyć zamówienie rozwiązania zindywidualizowanego. Wymaga to wcześniejszej analizy możliwości dostosowania programu standardowego do jego potrzeb i skalkulowania dodatkowych kosztów.

Mimo bogatej oferty rynkowej w zakresie oprogramowania nie zawsze można dostosować standardowy system do wymagań konkretnej firmy. Wtedy przedsiębiorstwo decyduje się na zamówienie oprogramowania, co spowoduje zwiększenie kosztów komputeryzacji, ale zapewni większą jego efektywność i zgodność z potrzebami firmy w tym zakresie.

Po siódme – reputacja producenta oprogramowania.

Fachową obsługę podczas wdrożenia i eksploatacji może zapewnić oferent, którego głównym obszarem działalności jest sprzedaż określonego programu. Dobrze, gdy firma ta ma renomę, doświadczenie w branży i udostępni listę referencyjną, dzięki której zasięgniemy opinii o niej i jej produktach od dotychczasowych użytkowników. Umożliwi to nam sprawdzenie wiarygodności producenta i skonfrontowanie z rzeczywistością zapewnień oferenta o bezawaryjności jego oprogramowania. Zanim zdecydujemy się na zakup programu, powinniśmy także zasięgnąć opinii użytkowników na temat zakresu i jakości wdrożenia, szybkości obsługi serwisowej oraz rzeczywistych kosztów eksploatacji systemu.

Do efektywnego wykorzystania funkcji dostępnych w programie niezbędne jest profesjonalne wdrożenie oraz dostarczenie kompletnej dokumentacji systemowej, zawierającej instrukcję obsługi programu. Kadra przeprowadzająca szkolenie powinna mieć interdyscyplinarną wiedzę w zakresie zarówno informatyki, jak i rachunkowości. Pokaz programu, polegający na instruktażu obsługi, jest istotnym elementem wdrożenia, które na tym jednak nie powinno się zakończyć. Ważne jest również wskazanie przez osobę przeprowadzającą wdrożenie możliwości wykorzystania funkcji systemowych w konkretnym przedsiębiorstwie oraz praktycznych sposobów wprowadzenia usprawnień.

Istotnym kryterium wyboru programu jest możliwość skorzystania ze specjalistycznej porady w trakcie jego eksploatacji, tym bardziej że mniejsza firma często nie ma w swej strukturze działu informatyki. Konsultacje nie powinny się ograniczać do instrukcji dotyczących obsługi programu, ale zapewniać również informacje merytoryczne.

W związku z częstymi zmianami w polskim prawie konieczne jest wprowadzanie do programu poprawek. Ważnym kryterium może być w związku z tym zapewnienie dostarczania przez oferenta nowych, poprawionych wersji systemu, tzw. upgrade'ów, przy czym nabycie ich nie powinno być związane z uiszczaniem opłaty za cały program – powinno się płacić tylko część ceny.

Więcej ciekawych informacji o istocie, zasadach i celach rachunkowości przydatnych dla menedżerów do wykonywania przez nich zadań związanych z księgowością (m.in. przedkładanie dokumentów związanych z operacjami gospodarczymi, zatwierdzanie merytoryczne dokumentów, współpraca z zewnętrznym księgowym lub audytorem) znajdziesz w książce „Rachunkowość finansowa i podatkowa. Nowe wydanie 2010” Teresy Cembrowskiej (red. nauk.) (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2010). Książka jest dostępna w cenie ze zniżką w e-księgarni www.ksiegarnia.pwn.pl.