Bariery ograniczające możliwość wykonywania tych praw za pośrednictwem pełnomocnika są więc dwie:

a)umowa spółki, w której mogą znaleźć się postanowienia zakazujące lub ograniczające prawo do udziału w zgromadzeniu wspólników lub wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika. Wprowadzenie takich postanowień może jednak doprowadzić do niepotrzebnego usztywnienia procedur związanych z odbywaniem zgromadzeń wspólników (w szczególności w  razie zajścia różnych sytuacji losowych). Ograniczenie udziału w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocników może okazać się szczególnie dotkliwe jeżeli jednocześnie umowa spółki wymaga dla ważności zgromadzenia udziału w nim wszystkich (bądź części np. 80 %) wspólników. W przypadku niemożności uczestniczenia osobistego przez wspólnika bariery i ograniczenia umowne mogą doprowadzić do uniemożliwienia podjęcia stosownych uchwał. W związku z powyższym należy ostrożnie  wprowadzać ograniczenia udziału pełnomocników w zgromadzeniu wspólników.

b)ustawa – przykładem tu będą art. 243 par. 3 k.s.h. o którym będzie mowa niżej.

W doktrynie zwraca się uwagę na to, że konstrukcja reprezentacji wspólnika przez pełnomocnika dotyczy w istocie różnych czynności. W tym sensie różni się zatem od klasycznej formy pełnomocnictwa, które obejmuje umocowanie do dokonywania czynności prawnej. W przypadku udziału pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników może on podejmować w imieniu mocodawcy zarówno czynności faktyczne (np. zabieranie głosu, zadawanie pytań), jak i prawne np. głosowanie nad uchwałą, która w zależności od przedmiotu może mieć charakter czynności prawnej. - szerzej zob. A Kidyba (w)  Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Komentarz Prof. dr hab. Andrzej Kidyba, Rok wydania: 2009, Wydawnictwo: C.H. Beck,  Wydanie: 5, komentarz do art. 243 k.s.h.

Komentowany przepis rozróżnia dwa aspekty zakresowe pełnomocnictwa tj. sam udział w zgromadzeniu wspólników i wykonywanie prawa głosu. W przeważającej większości wypadków pełnomocnictwo obejmuje obie te rzeczy, gdyż jest to najwygodniejsze i zgodne z celem pełnomocnictwa jakim jest brak konieczności osobistego udziału wspólnika - mocodawcy w zgromadzeniu . Można jednak również rozdzielać oba te uprawnienia np. w  ten sposób, że mocodawca uczestniczy osobiście w zgromadzeniu, a wykonywanie prawa głosu powierza pełnomocnikowi (por. A. Kidyba j.w.),  jednak w praktyce zdarza się to rzadko właśnie ze względu na cel udzielania pełnomocnictw. Dopuszczalne są również inne ograniczenia pełnomocnictwa tzn. np. udzielenie pełnomocnictwa do udziału w określonym pojedynczym zgromadzeniu wspólników, udzielenie pełnomocnictwa na określony czas np. na jeden rok obrotowy, udzielenie pełnomocnictwa do głosowania nad określonymi uchwałami, wyłączenie możliwości zagłosowania w dany sposób nad daną uchwałą (np. wyłączenie umocowania do zagłosowania nad uchwałą w sprawie zgody na zbycie przez spółkę nieruchomości) .

Istotną sprawą która wiąże się z pełnomocnictwem, są wskazówki udzielone przez mocodawcę pełnomocnikowi co do sposobu w jaki powinien wykonywać prawo głosu korzystając z pełnomocnictwa. Z reguły wskazówki te są udzielane w odrębny sposób (w odrębnym dokumencie lub ustnie) i dotyczą relacji wspólnik (mocodawca) – pełnomocnik. W razie postąpienia wbrew wskazówkom pełnomocnik (w zależności od okoliczności) może być pociągnięty przez wspólnika o odpowiedzialności cywilnej.


Forma pełnomocnictwa

Zgodnie z art. 234 par. 2 kodeksu spółek handlowych Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów.

Możliwa jest też oczywiście forma „wyższa” tj. na piśmie z podpisem notarialnie poświadczonym lub nawet w formie aktu notarialnego. Z drugiej strony wykluczona jest forma ustna (np. ustnie do protokołu).

W niektórych wypadkach protokół ze zgromadzenia wspólników może (w zależności od okoliczności) lub musi być sporządzany w formie aktu notarialnego (np. przy zmianie umowy spółki).
 
W doktrynie wskazuje się, że nawet jeżeli protokół ze zgromadzenia wspólników jest sporządzany w formie aktu notarialnego, to do udzielenia pełnomocnictwa na takim zgromadzeniu wspólników w dalszym ciągu wystarczająca jest forma pisemna (pod rygorem nieważności). Wynika to stąd, że art.243 par. 2 k.s.h stanowi lex specialis w stosunki do art. 99 par. 1 k.c. zgodnie z którym, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Tak - Szajkowski, Tarsak, Szumański (w) Kodeks spółek handlowych. Komentarz do artykułów 1–633 Sołtysiński, Szajkowski, Szumański, Szwaja,  Rok wydania: 2005,  Wydawnictwo: C.H.Beck,  Wydanie: 2, komentarz do art. 243 k.s.h.

Ograniczenie ustawowe w udzielaniu pełnomocnictwa

Stosownie do art. 243 par. 3 kodeksu spółek handlowych członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.

Zakaz ten ma charakter bezwzględny. W przypadku jego naruszenia należy uznać że pełnomocnictwo jest nieważne stosownie do art. 58 k.c., co w konsekwencji może doprowadzić do podważania pojętej uchwały.

W doktrynie zgodnie przyjmuje się, że wyłączenie członków zarządu spośród osób które mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników ma na celu wyłączenie sytuacji konfliktowych, w których interes wspólnika (mocodawcy) może rozmijać się z interesem członka zarządu.

Odpowiednie stosowanie przepisu do przedstawiciela

Zgodnie z art. 243  § 4. k..s.h. Przepisy o wykonywaniu prawa głosu przez pełnomocnika stosuje się do wykonywania prawa głosu przez innego przedstawiciela.

Do przedstawicieli w rozumieniu tego przepisu doktryna zalicza m.in. rodziców, opiekunów, kuratorów, przedstawicieli ustawowych małoletnich lub ubezwłasnowolnionych wspólników, syndyka masy upadłościowej, wykonawcę testamentu, kuratora spadku nieobjętego, a także  prokurentów spółki, będącej wspólnikiem innej spółki, przedstawicieli współuprawnionych z udziału lub udziałów (art. 184 § 1 KSH) – tak Strzępka, Zielińska (w)   Kodeks spółek handlowych. Komentarz, red. prof. dr hab. Janusz A. Strzępka, Rok wydania: 2009,  Wydawnictwo: C.H.Beck, Wydanie: 4,


Autor: Krzysztof Kohut - radca prawny