Regulamin jest autonomicznym źródłem prawa pracy wymienionym expressis verbis w art. 9 k.p. i jako taki musi być ustalony w szczególnym trybie, ściśle określonym przepisami tegoż prawa. Jest on jednakże źródłem prawa pracy o charakterze przejściowym, w tym sensie, że obowiązuje do czasu objęcia danego pracodawcy zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.

Sposób ustalania regulaminu wynagradzania

Jako tzw. wewnątrzzakładowy akt normatywny, jest ustalany indywidualnie i samodzielnie przez konkretnego pracodawcę. Jednakże ważne jest, zwłaszcza w przypadków większych pracodawców, że regulamin nie może wejść w życie bez uprzedniego uzgodnienia z organizacją związkową, jeżeli taka oczywiście działa u danego pracodawcy. (vide wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2004 r., I PK 349/03). Wówczas regulamin jest swoistym porozumieniem między pracodawcą a takimi związkami zawodowymi.
W tym miejscu zaznaczyć jedynie wyraźnie należy, iż tryb konsultacji związkowych w takim wypadku wygląda oczywiście inaczej, kiedy w firmie działa jeden związek zawodowy a inaczej kiedy jest ich kilka.

Ustalając treść regulaminu wynagrodzenia, warto również pamiętać, że winien on być na tyle jasny i czytelny, aby możliwe było na jego podstawie określenie warunków indywidualnych, konkretnych umów o pracę. Trzeba zwłaszcza pamiętać o tym, aby ustalana w firmie siatka płac nie prowadziła w żadnym wypadku do dyskryminacji płacowej (najczęściej zwłaszcza z uwagi na płeć).
Ochroni to firmę przed niepotrzebnymi procesami sądowymi, a następnie kosztami powstałymi w związku z wykonywaniem niekorzystnych dla pracodawcy wyroków.

Przy ustalaniu treści regulaminu nie można także zapominać, że zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 9 k.p, jego postanowienia nie mogą być mniej korzystne niż przepisy prawa pracy. W takim mianowicie wypadku postanowienia te będą nieważne, a zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 2 k.p.).
Wydaje się w związku z tym również, że nie ma większego powodu dokonywania w regulaminie powtórzenia zapisów ustawowych (co nadal jest częste w praktyce), albowiem wszelkie takie powtórzenia mają jedynie charakter informacyjny, a nie normatywny.

Elementy regulaminu wynagradzania – obligatoryjne i fakultatywne

Niezbędnym składnikiem każdego regulaminu jest określenie systemu wynagradzania za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
System ten oznacza po prostu sposób mierzenia ilości i jakości wykonanej przez pracownika pracy a w konsekwencji i obliczania wysokości należnego mu wynagrodzenia.
Ustalenie w regulaminie systemów wynagradzania i stawek wynagrodzenia zasadniczego dla poszczególnych rodzajów prac wykonywanych w zakładzie jest tym samym wystarczające, aby można było ustalić należne pracownikowi wynagrodzenie za pracę. Umieszczenie w regulaminie wynagradzania dodatkowych składników wynagrodzenia (premii regulaminowych, dodatków funkcyjnych czy za staż pracy, nagrody) zależne jest tylko i wyłącznie od woli pracodawcy.

Wejście w życie i sposób podawania regulaminu wynagradzania do wiadomości

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 772 § 6 k.p.).
Powyższe stosuje się odpowiednio do zmian wprowadzanych w regulaminie przez pracodawcę, który w takim wypadku musi po prostu pamiętać w istocie o wszystkich regułach obowiązujących przy ustalaniu regulaminu (np. o konsultacjach związkowych o jakich mowa była powyżej).
Co ważne, pracodawca jest obowiązany dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu, a na żądanie pracownika udostępnić mu do wglądu tekst tego regulaminu i wyjaśnić jego treść. Jednakże na uwagę zasługuje tutaj teza wyroku Sądu Najwyższego z dnia 21 lipca 1999 r., I PKN 165/99, zgodnie z którą wejście w  życie regulaminu wynagrodzenia nie jest zależne od tego, czy i kiedy pracodawca udostępnił pracownikowi jego tekst.
Pracodawca jest również obowiązany zawiadomić pracowników o wprowadzanych do regulaminu zmianach, czy wreszcie o jego wypowiedzeniu lub rozwiązaniu.
Korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania zastępują z dniem jego wejścia w  życie dotychczasowe warunki umowy o pracę. Natomiast postanowienia regulaminu mniej korzystne od dotychczasowych warunków umowy o pracę wymagają dokonania przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.

Zakres zastosowania

Zakres stosowania regulaminu wynagradzania jest identyczny jak zakładowego układu zbiorowego. Konsekwencją tego jest to, że nie ustala się go dla osób enumeratywnie wyliczonych w katalogu zawartym w art. 239 k.p.
Dotyczy to przede wszystkim członków korpusu służby cywilnej, sędziów i prokuratorów, pracowników urzędów państwowych zatrudnionych na podstawie mianowania i powołania czy ściśle określonych pracowników samorządowych.

Skutki braku regulaminu wynagradzania

Na końcu wskazać wreszcie należy, iż pomimo obligatoryjnego zapisu art. 772 § 1 k.p., niedopełnienie zawartego w nim obowiązku, nie jest jednakże zagrożone jakkolwiek wyraźną, bezpośrednio działającą sankcją. Nie jest to także wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
W celu jego ustanowienia istnieją zatem jedynie pośrednie metody oddziaływania na pracodawcę, jak zgłoszenie sporu zbiorowego, gdy u pracodawcy działa związek zawodowy lub wystąpienie państwowego inspektora pracy. W tym drugim przypadku ewentualne ukaranie grzywną będzie jednak wynikiem nie braku regulaminu, lecz naruszeniem uprawnień pracownika, które jest konsekwencją tegoż braku.