I to wszystko w godzinach pracy! Spotkania. Praktyczna alternatywa dla pracy.” [oryginał po angielsku jest np. tu http://www.ahajokes.com/crt567.html ]
Zdarzyło się to chyba każdemu… Siedzisz na spotkaniu. Jesteś tu, bo zostałeś zaproszony. W mglistym zarysie wiesz, jaki jest temat spotkania… Ale czego od Ciebie chcą? Co ma z tego spotkania wyniknąć?
W codziennym życiu w biznesie jest wiele kiepskich spotkań. Spotkań, na których po prostu tracimy czas. Spotkań źle przygotowanych. Źle poprowadzonych. Źle podsumowanych. Albo spotkań, których w ogóle dałoby się uniknąć, albo zaplanować i odbyć w krótszym czasie, albo w bardziej skutecznym składzie. Ale czy to naprawdę jest możliwe? Gwarantuję, że tak – jeżeli tylko zechcesz zastosować kilka zasad omówionych poniżej.

Przed spotkaniem
Zastanów się najpierw, po co chcesz w ogóle zwołać spotkanie. Jaki jest cel spotkania? Co chcesz poprzez to osiągnąć? Podjąć decyzję? Przeanalizować problem? Zderzyć myśli? Wygenerować nowe pomysły? Przedstawić pomysł i uzyskać informację zwrotną? Istotne jest, aby cel spotkania był naprawdę precyzyjnie określony. „Omówienie bieżących spraw” nie jest właściwie określonym celem spotkania – jest zbyt ogólne, nie wskazuje na „produkt” spotkania.
Dlaczego tak ważne jest określenie celu? Otóż cel definiuje pozostałe składowe spotkania: osoby, czas, miejsce, potrzebny sprzęt, oraz konieczne przygotowania. Do podjęcia decyzji potrzebujesz decydenta – ale niekoniecznie cały dział. Jeżeli chcemy starannie przeanalizować problem, to zapewne potrzebujemy na to więcej czasu, niż np. na weryfikację listy projektów. Do wygenerowania nowych pomysłów możemy potrzebować specjalnych narzędzi, np. arkuszy do techniki „kwiat lotosu”. Na zajmujące pół dnia spotkanie wymagające skupienia warto rozważyć miejsce poza biurem, gdzie będzie znacznie mniej zakłóceń.
Kiedy już odpowiesz sobie na te pytania, przystępujesz do organizacji spotkania. Chyba, że doszedłeś do wniosku, że spotkanie nie jest konieczne, bo np. można daną sprawę załatwić wysyłając maila.
Przygotowujesz agendę spotkania: cel spotkania („Podjęcie decyzji w sprawie X’), elementy składowe (1. Referat Jana W. – 10min, 2. Dyskusja – 15 min, 3. Podjęcie decyzji – 5 min.).
Zapraszasz uczestników – dobrze jest im wysłać agendę. Jeżeli wymagasz od nich przygotowania przed spotkaniem – określ to. Jeżeli potrzebne są do tego materiały – zapewnij je uczestnikom. Bardzo ważne – uzyskaj potwierdzenie od zaproszonych, że przybędą na spotkanie – unikniesz przykrych niespodzianek.


W trakcie spotkania
Generalnie każde spotkania składa się z trzech elementów: 1.wprowadzenia, 2. prowadzenia, 3. zakończenia.
Najczęstszą przyczyną problemów na spotkaniu są błędy popełnione w momencie wprowadzenia. Dlatego ważne by zawierało ono:
• Wyjaśnienie celu – przypomnienie raz jeszcze, po co się tu zebraliśmy. Założenie, że „wszyscy wiedzą, bo to było w zaproszeniu” jest błędne.
• Odniesienie się do szerszego kontekstu – pomaga skupić uwagę uczestników na temacie spotkania. Uwaga: należy unikać zbyt szerokiego kontekstu, bo może to spowodować, że uczestnicy przestaną „być obecni”.
• Poznanie uczestników. Ten punkt można pominąć, jeżeli wszyscy się znają. Jeżeli jednak jest nawet jedna nowa osoba, to chociażby z grzeczności należy się przedstawić. Ten punkt nie dotyczy oczywiście spotkań, w których bierze udział kilkadziesiąt (lub więcej) osób.
• Pokazanie agendy – i uzyskanie wyraźnego potwierdzenia jej akceptacji przez uczestników. Tak zawarty kontrakt ułatwia później panowanie nad grupą, przywoływanie jej do porządku w przypadku odchodzenia od tematu.
• Ustalenie norm podczas spotkania – kto kontroluje czas, w jaki sposób przydzielany jest głos, czy pytania w trakcie, czy może na końcu spotkania, kto prowadzi notatki ze spotkania, czy akceptujemy włączone komórki i otwarte laptopy, inne.
• „Parking” – wyznaczenie miejsca na zapisanie tematów/wątków, które nie dotyczą istoty spotkania, ale które warte są poruszenia w innym terminie (lub na koniec spotkania, jeżeli będzie jeszcze na to czas).
• Odpowiedź na pytania dotyczące procesu lub zawartości. Pozwala to ewentualnym krytykom na wypowiedź. Jeżeli z niej nie skorzystają, a będą próbowali wracać do tej sprawy w trakcie spotkania, to prowadzący może się odwołać, że przestrzeń na to była na początku spotkania.

Kiedy już przejdziemy przez Wprowadzenie, przydadzą nam się umiejętności prezentera i moderatora spotkania. Najczęstszą przyczyną problemów na spotkaniu w fazie Prowadzenia, jest zaprojektowanie procesu, który nie bierze pod uwagę w wystarczającym stopniu celu i uczestników spotkania – ich nastroju, postaw, podejścia, umiejętności i wreszcie czasu. Musimy się wykazać asertywnością, dyplomacją i taktem, jak również umiejętnością obserwowania nastrojów, aby skutecznie:

• Stymulować aktywność uczestników,
• wzmacniać zachowania konstruktywne,
• utrzymywać cel i dyscyplinę dyskusji.

Na Zakończenie spotkania zawsze należy podsumować dyskusję oraz ustalenia ze spotkania – na co się umówiliście, konkretnie, punkt po punkcie. Dopytując, czy wszyscy się zgadzają z użytymi sformułowaniami. Ludzka pamięć jest zawodna, a słowa mają różne znaczenie dla różnych osób. Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny dla spotkań pomiędzy partnerami z różnych firm, czy nawet z różnych działów – różnice kulturowe mogą spowodować przeinaczenie ustaleń.
Oprócz tego warto poinformować uczestników: o terminie wysłania notatek ze spotkania, planie dalszych działań (następne spotkanie, etc.), co się stanie z wynikami tego spotkania itp. Oczywiście na sam koniec należy uczestnikom podziękować za udział i wkład.

Po spotkaniu
Samo spotkanie nie kończy się z chwilą wyjścia uczestników z sali. Pozostaje nam jeszcze napisanie notatki po spotkaniu (czego dotyczyło, kto uczestniczył, co ustalono, plan działania) i rozesłanie jej do uczestników. Następnie rozpoczynamy wdrożenie podjętych decyzji w formie innych spotkań, zadań, czy projektów. Ale to już zupełnie inna historia.

Jeszcze lepsza wydajność
Jak zwiększyć wydajność spotkań? Warto używać technologii, przede wszystkim:
• korzystać z kalendarza w MS Outlook czy Lotus Notes dla wysyłania zaproszeń i kontrolowania potwierdzeń uczestnictwa;
• robić notatki podczas spotkania bezpośrednio na laptopie – można to robić nawet od razu w formie emaila, który wysyłamy do wszystkich zaraz po podsumowaniu ustaleń;
• robić zdjęcia zapisów na flipczartach/tablicach (zamiast przepisywania).

Czy zawsze trzeba się stosować do tych wszystkich zasad?
Są spotkania, które nie wymagają sformalizowanego zarządzania nimi, na przykład w zespołach, które pracują ze sobą od dawna i świetnie się rozumieją. Niemniej nawet w takich zespołach warto chociażby spisać ustalenia i rozesłać je do uczestników. Generalna zasada jest taka: im większe spotkanie, im wyższa jego ranga, im mniej znają się uczestnicy – tym bardziej musimy zadbać o jakość organizacji i komunikacji podczas spotkania.
Trzeba pamiętać, że właściwe przygotowanie, zaplanowanie zawsze oszczędza czas podczas realizacji. Jest to prawdą zarówno dla projektów, jak i dla spotkań. Skrócenie czasu spotkania 8 osób nawet o 15 minut daje sumaryczną oszczędność 2 godzin! – nie do pogardzenia w dzisiejszych czasach.
Życzę udanych spotkań!