Zwoływanie zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialności jest uregulowane w art. 238 kodeksu spółek handlowych. Zachowanie poprawnego od strony formalnej (zgodnie z wymogami kodeksu spółek handlowych oraz umowy spółki) sposobu  zwołania zgromadzenia wspólników wpływa na ważność tego zgromadzenia. Uchybienia w poprawnym zwołaniu zgromadzenia wspólników, niedochowanie minimalnego terminu na wysłanie zawiadomień bądź podjęcie uchwał poza zaplanowanym porządkiem obrad mogą być podstawą do podważania ważności podjętych uchwał.

Artykuł 238 kodeksu spółek handlowych reguluje:  

a)      sposób zwołania zgromadzenia wspólników,  

b)      termin zwołania zgromadzenia wspólników,

c)      treść zawiadomienia.  

Sposób zwołania i termin.

Zgodnie z art. 238 par. 1 kodeksu spółek handlowych  zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

Stosownie do art. 238 par. 1 zd. 2 zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

W obecnym brzmieniu kodeks spółek handlowych nie wymaga potwierdzenia odbioru zawiadomienia, niezależnie od tego czy zawiadomienia wysyłane są listem poleconym, pocztą kurierską czy też pocztą elektroniczną.

W każdym wypadku zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinno zostać wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.

W pewnych wypadkach termin wysłania zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników należy skorelować z innymi obowiązkami wynikającymi z przepisów szczególnych. Przykładem jest tu np. art. 68 ustawy o rachunkowości nakazujący udostępnianie określonych dokumentów związanych ze zwyczajnym zgromadzeniem wspólników na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników.

 
Treść zawiadomienia

Treść zawiadomienia jest uregulowana szczegółowo w artg. 238 par. 2 kodeksu spółek handlowych.  

 W zaproszeniu należy oznaczyć:

a)  dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników

b)  szczegółowy porządek obrad.

c)  w przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Powyższe wymogi stanowią wymogi minimalnej treści zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników. Umowa spółki może nakazywać dodatkową treść zawiadomienia. W praktyce do zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników mogą być dodawane inne dokumenty związane ze sprawami objętymi porządkiem obrad.

Szczególną uwagę należy zwrócić na konieczność wskazania w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia szczegółowego porządku obrad.

Zgodnie z art. 239 par. 1 kodeksu spółek handlowych  w sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały. Wyjątkiem są tu tylko wnioski o zwołanie o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym, które mogą być uchwalone, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad (art. 239 par. 2 kodeksu spółek handlowych).  

Z powyższych przepisów wynika, że dokładne zaplanowanie porządku obrad i podanie go w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia wspólników ma decydujące znaczenia nie tylko dla ważności samych uchwał ale także dla sprawnego odbycia zgromadzenia wspólników. Każda modyfikacja porządku obrad wskazana w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia może nastąpić tylko wtedy gdy cały kapitał jest reprezentowany (czyli wszyscy wspólnicy są reprezentowani)  i za 100 % zgodą wszystkich obecnych. Przepis ten w założeniu ma wiec zapobiegać podejmowaniu uchwał z pokrzywdzeniem wspólników którzy po otrzymaniu zawiadomienia nie wzięli udziału z zgromadzeniu.  

Zgromadzenia Wspólników w trybie 100 %

Art. 240 kodeksu spółek przewiduje możliwość odbywania zgromadzenia wspólników bez formalnego zwoływania zgromadzenia wspólników w razie jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. W takim więc wypadku wspólnicy mają możliwość odbycia zgromadzenia wspólników w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, z zastrzeżeniem zachowania jednak innych wymogów kodeksu spółek handlowych i umowy spółki.  W takim wypadku wspólnicy mają również możliwość ustalania i modyfikowania porządku obrad w zależności od potrzeb.

Autor:

Radca prawny Krzysztof Kohut