Przychodzisz do pracy, włączasz komputer, logujesz się do systemu. Spoglądasz na ekran monitora i co widzisz? Życzenia: „Wszystkiego najlepszego z okazji 45 urodzin!”.
W ten sposób, na jednej z konferencji, konsultanci promowali wdrożenie w firmie systemu informatycznego wspierającego zarządzanie.
Elektroniczne systemy informacji o pracownikach wiedzą już od dawna i to lepiej od niejednego menedżera, kiedy pracownicy obchodzą swoje prywatne rocznice, ponieważ gromadzą o nich wiele różnorodnych danych, na przykład - daty urodzin ich dzieci.
Nie wszyscy jednak dobrze się czują, gdy przełożeni okazują im w ten sposób życzliwość.
Jak wiec w takich sytuacjach powinien zachować się szef?

Święta powszednie

– Jeśli przyszło by mu do głowy składać życzenia przez Internet, to już lepiej, by w ogóle tego nie robił – przestrzega dr Beata Krzywosz-Rynkiewicz, psycholog biznesu, pracownik naukowy Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego. – To zbyt formalne, odbierane przez pracownika jako biurokratyczna procedura i po prostu przykre. Osobiste życzenia szef powinien składać pracownikom osobiście lub przez telefon.
Według dr Beaty Krzywosz-Rynkiewicz „powszednie” uroczystości nie są specjalnie istotne dla budowania klimatu firmy czy relacji przełożonych z podwładnymi.
– Celebrowanie bądź przemilczanie urodzin czy imienin zależy głównie od rozumnej decyzji szefa – tłumaczy dr Beata Krzywosz-Rynkiewicz. – Uwzględnia ona m.in. codzienne relacje szefa z pracownikiem i kulturę organizacyjną firmy. W firmach o kulturach nastawionych na wyniki, raczej nie ma miejsca na wspólne obchodzenie prywatnych uroczystości. Z kolei w organizacjach, gdzie dominuje klimat afiliacyjny (ważna jest jakość relacji panujących w zespole), często obchodzi się wszystkie ważne dla pracowników święta.

Wydarzenia szczególne

Według dr Beaty Krzywosz-Rynkiewicz w inny sposób należy podchodzić do tak ważnych wydarzeń, jakimi są narodziny dziecka, śmierć bliskiej osoby czy zawarcie małżeństwa, a inaczej do zwykłych rocznic takich, jak imieniny czy urodziny.
– Zauważając te pierwsze, szef demonstruje podwładnemu, że jest on dla niego kimś ważnym – twierdzi dr Beata Krzywosz-Rynkiewicz. – To są bardzo istotne wydarzenia, związane z silnymi emocjami. Przełożony, który potrafi okazać pracownikowi w takim momencie uznanie i życzliwość, buduje z nim dobrą relację. Z moich badań dotyczących systemu wartości, jakimi kierują się ludzie w pracy, wynika, że relacje z szefem sa bardzo ważne i zawsze wymieniane wśród 3-4 najbardziej istotnych cech pracy. To właśnie one najczęściej decydują o tym, czy zostać w pracy, czy odejść.
Oczywiście, aby dobrze wyrazić uznanie i życzliwość, szef musi być autentyczny i taktowny.
– Kiedy pracowałam w mojej poprzedniej firmie, umarł mój dziadek, którego bardzo kochałam – wspomina Agnieszka Polska-Kamieńska, coach, trener i doradca biznesu. – John, nasz ówczesny szef, podszedł wtedy do mnie i powiedział, że się za niego pomodli. Było to bardzo autentyczne, ludzkie. Ujął mnie tym i poczułam, że również w pracy nie jestem samotna w moim smutku.
W dużych korporacjach niezależnie od umiejętności osobistych poszczególnych menedżerów, istnieją czasami ogólne zasady. Np. w Microsoft Polska w przypadku śmierci bliskiej osoby któregoś z pracowników firma zamawia nekrolog w gazecie.
– Chociaż nie nagłaśniamy takich informacji, rozchodzą się one pocztą pantoflową i wszyscy, którzy chcą osobiście wyrazić współczucie, mogą pójść na pogrzeb – zapewnia Beata Wróblewska-Mazurkiewicz, dyrektor ds. HR w Microsoft Polska.

Ciepłe relacje czy inwazja w prywatność

Zdaniem dr Beaty Krzywosz-Rynkiewicz, od początku lat 80. XX wieku praca przestała być traktowana jedynie jako źródło zarobku. Badania kultur organizacyjnych, korporacyjnych systemów wartości i ich związków z systemami uznawanymi przez zatrudnionych pokazują, że w pracy równie ważna jest realizacja potrzeb społecznych i osobistych. Dlatego nie da się do końca oddzielić sfery zawodowej od prywatnej. Dobry szef powinien o tym pamiętać.