I słusznie, bo odpowiadając na nie bardzo łatwo można popełnić wiele błędów, które mogą niepotrzebnie podnieść temperaturę emocjonalną rozmowy i zmienić ją w kłótnię. Zazwyczaj "wygrywa" ją menedżer (bo w końcu on zostaje, a pracownik odchodzi), ale w dłuższej perspektywie obie strony tracą. Pracownik najczęściej płaci za zadanie tego pytania jeszcze większym obniżeniem poczucia własnej wartości, a nawet godności. Menedżer musi się liczyć z tym, że pozostający w firmie pracownicy będą za plecami szeptać o jego hipokryzji, błędach w zarządzaniu czy w najlepszym razie "twardym sercu”.

Konsultanci DBM przeprowadzili już tysiące rozmów z pracownikami, którzy przeszli przez taką rozmowę. Mieliśmy możliwość poznać ich odczucia i emocje dosłownie zaraz po otrzymaniu wypowiedzenia, a także w dłuższej perspektywie czasowej: po tygodniu, miesiącu i dłużej. Dlatego jesteśmy w stanie ocenić rzeczywiste skutki podejmowania dyskusji na temat powodów zwolnienia podczas rozmowy komunikującej rozstanie.

Rozróżnijmy dwie skrajnie różne sytuacje. W jednej pracownik odchodzi z przyczyn leżących po jego stronie. Wówczas oczywiście, nie tylko powinien usłyszeć powody decyzji firmy, ale również, zgodnie z prawem, powinny one być zapisane w dokumencie wypowiedzenia. Pracownik może odwołać się od tej decyzji, a firma musi liczyć się z koniecznością udokumentowania powodów.

Inaczej jest w przypadkach, w których odejście pracownika jest skutkiem likwidacji stanowiska i wynika bezpośrednio z przyczyn biznesowych (restrukturyzacji, fuzji, reorganizacji). Tu podstawowym powodem jest fakt, że firma z przyczyn leżących po jej stronie decyduje, że praca danej osoby nie może być dłużej finansowana przez firmę. A zatem, gdyby nie przyczyna biznesowa, pracownik, którego decyzja ta dotyczy, dalej pracowałby na swoim stanowisku. Reorganizacja czy restrukturyzacja jest zatem główną przyczyną decyzji. I nie zmienia tego fakt, że zdarza się, iż przy okazji firma rozwiązuje umowy z pracownikami, którzy wydają się jej w tym momencie najmniej potrzebni.
Restrukturyzacja jako przyczyna rozwiązania umowy jest wymieniona w dokumencie wypowiadającym i byłoby dużym ryzykiem prawnym podawanie innych przyczyn podczas rozmowy. Niektórzy menedżerowie, w dobrej wierze, uważają, że jest "uczciwie" podać nie strukturalne, ale właśnie osobiste powody decyzji.

Zanim to zrobią, rekomendujemy przeanalizowanie kilku poniższych argumentów:

1. Pytanie "Dlaczego ja?" w przypadku osób odchodzących podczas restrukturyzacji rzadko jest pytaniem wynikającym z ciekawości. Najczęściej jest to forma wyrażenia emocjonalnego protestu.

2. Odpowiedź sprowadzająca się do oceny pracy lub, co gorsza, postawy pracownika niechybnie doprowadzi do kłótni i polemiki, ze skutkami opisanymi powyżej. Ale przecież nie wszystkie reakcje będą podobne. Przecież na pewno wiele rozmów zakończy się w „pokojowej” atmosferze, więc może jednak warto spróbować? Wielu menadżerów ma złudne wrażenie, że pracownik "zgodził się" z decyzją szefa. Jest to bardzo rzadkie i dotyczy osób o silnie zaniżonym poczuciu własnej wartości. Większość będzie udowadniała otoczeniu (w tym pozostającym pracownikom) jak bardzo szef się pomylił. Co gorsza, większość osób ma tendencję do przenoszenia i omawiania tego sporu w przyszłych rozmowach kwalifikacyjnych, gdy są "przyciśnięci" przez dociekliwego rekrutera. I to najczęściej poważnie obniża ich szansę wygrania takiej rozmowy kwalifikacyjnej.

3. Powody osobiste w przypadku rozstania z przyczyn leżących po stronie pracodawcy tak naprawdę nie są do końca uczciwe. Bo przecież, jak wspomnieliśmy, na ogół gdyby nie restrukturyzacja dana osoba dalej pracowałaby w firmie. Dyskusja i polemika powodują, że ten podstawowy fakt jest spychany na dalszy plan, a przecież to właśnie on jest podstawą decyzji.

4. Celem rozmowy przekazującej decyzję o rozstaniu jest przekazanie decyzji, a nie jej dyskutowanie. Nie jest do końca fair wchodzenie w argumentację i pozwalanie drugiej stronie na kontrargumentację, jeśli menedżer i tak decyzji nie zmieni. Analizując tysiące przypadków, z którymi mieliśmy do czynienia, zmiany decyzji w wyniku takiej dyskusji są nieliczne i w praktyce ograniczają się do sytuacji, w której pracownik poda fakt (np. bycia w ciąży), który prawnie uniemożliwia rozstanie.

5. Złudne i nieco aroganckie jest przekonanie niektórych menedżerów, że podanie osobistych powodów decyzji (w przypadku zwolnień strukturalnych) "pomoże" pracownikowi w dalszej karierze. Po pierwsze, rzadko pracownik dobrze zrozumie te powody - zbyt duże są emocje. Po drugie, rzadko się z nimi zgodzi. Po trzecie, i tak najczęściej nie będzie im dowierzał i będzie szukał drugiego dna. Po czwarte, jeśli będzie je wymieniał choćby polemicznie podczas rozmów kwalifikacyjnych (np. "to nieprawda, że nie byłem elastyczny i otwarty na zmiany...") to poniekąd sam się „piętnuje”, daje potencjalnemu pracodawcy powody, do powiedzenia mu „nie”. Rozmowa komunikująca decyzję o rozstaniu ma służyć zakomunikowaniu tej decyzji a nie informacji zwrotnej. Udzielaniu profesjonalnej informacji zwrotnej służą inne procedury "haerowe" jak np. oceny okresowe. Charakterystyczne jest, że to właśnie menedżerowie, którzy niezbyt przejmują się rozmowami okresowymi najczęściej chcą "wygarnąć prosto w twarz" swoją ocenę odchodzącym pracownikom. Trudno się oprzeć wrażeniu, że takim menedżerom szczegółowa argumentacja na temat powodów odejścia służy jako sposób na własne utwierdzenie się w decyzji, której w gruncie rzeczy nie są pewni.

Menedżerowie, którzy zgadzają się z powyższym rozumowaniem i trzymają się, jak "zdartej płyty" powodów strukturalnych rozstania, często słusznie pytają, jak zareagować na pytanie "dlaczego ja, a nie Zbyszek".
Tu warto zapamiętać chłodną, ale uczciwą odpowiedź: "celem tej rozmowy jest zakomunikowanie decyzji związanej z likwidacją twojego stanowiska pracy . Nie jest celem omawianie spraw innych osób". Ta odpowiedź jest najczęściej respektowana, a pracownik może tylko niechętnie mruknąć coś w rodzaju " a nie chcesz mi powiedzieć". I takie stwierdzenie jest właściwie najlepszym, jakiego mamy prawo się spodziewać w tej trudnej emocjonalnie sytuacji.