Warto podjąć kolejną próbę rozmowy. Przedtem jednak trzeba zdefiniować problem i cel, jaki chce się osiągnąć. Trzeba też poszukać odpowiedzi na kilka pytań. Czy jest to sytuacja, w której pracownik przekracza jasno ustalone i obowiązujące go reguły dyscypliny pracy – „przychodzimy punktualnie”? Czy takie normy zostały mu przekazane wraz z informacją o wyciąganiu konsekwencji w przypadku spóźnień? Jeśli tak, to wyżej nakreślona sytuacja jest wystarczającym powodem do przeprowadzenia rozmowy dyscyplinującej. Aby dobrze się do niej przygotować, należy, po pierwsze, zebrać fakty dotyczące spóźnień oraz poprzednich rozmów upominających. Po drugie, warto określić swoje oczekiwania odnośnie przyszłego zachowania pracownika, konsekwencje, jakie poniesie w przypadku niedotrzymania ustaleń w przyszłości lub sankcje, którym może zostać poddany.
Gdy jednak pracownik rozliczany jest z zadań, przychodzenie na określoną godzinę nie musi być oczywiste. Może to oznaczać, że sam decyduje o swoim czasie pracy. Innym czynnikiem, który może wpływać na swobodną interpretację czasu rozpoczęcia pracy, jest częste oczekiwanie szefów, że pracownicy nie będą opuszczać biura punktualnie w godzinie przepisowego zakończenia. Pozostaną do dyspozycji dłużej, jeśli sytuacja tego wymaga. Oczywiście to przełożony decyduje, kiedy następuje taka potrzeba. Pracownicy wtedy mogą wychodzić z założenia, że „jeśli zazwyczaj nie wychodzę z biura punktualnie, to mam prawo czasem przychodzić trochę później”.
Jeśli reguły dotyczące czasu pracy nie zostały dotychczas zdefiniowane i wspólnie zaakceptowane, warto podjąć negocjacje i ustalić klarowne reguły w tym zakresie.
Można, rzecz jasna, zakomunikować pracownikowi zasady bez przedyskutowania ich z nim. Siłowe rozwiązanie grozi jednak eskalacją konfliktu. Pracownik może skupić się na udowadnianiu, do kogo należy ostatnie słowo. Rozpocznie na przykład strajk włoski polegający na reagowaniu na każde polecenie szefa maksymalnie przepisowo i zgodnie z procedurą.

Przedstaw swoje cele

W sytuacji gdy decydujemy się na negocjacje, ważne jest zdefiniowanie celu, jaki chcemy osiągnąć. Co jest naszym najważniejszym interesem, który chcemy chronić? Czy możliwość kontaktu z pracownikiem od godziny 9.00, czy to, aby inni byli punktualni i nie tłumaczyli swoich spóźnień brakiem punktualności przełożonych? A może bardziej chęć bycia konsekwentnym – „zwróciłem mu uwagę, więc teraz muszę wymagać przestrzegania moich wymagań”? Coś jeszcze?
W trakcie rozmowy z podwładnym warto zacząć od przedstawienia swoich intencji, np. „poprosiłem cię o rozmowę, bo chcę zakończyć tarcia pomiędzy nami dotyczące pory twojego przychodzenia do pracy. Źle się czuję, dyscyplinując cię, a jeszcze gorzej, widząc, że nie przynosi to efektu. Wiem, że główną podstawą rozliczenia twojej pracy jest realizacja celów, jakie osiągasz. Niemniej jednak chciałbym, abyś pracę rozpoczynał tak, jak wszyscy pozostali, czyli o 9.00. Jest to dla mnie ważne z następującego powodu…”.
Odsłanianie swoich intencji, motywów i odczuć to trudna sztuka. Często jest to wbrew naturalnemu odruchowi, jakim jest zamknięcie się w trudnej emocjonalnie sytuacji. Jednak jeśli tego nie zrobimy, rozmowa prawdopodobnie przerodzi się w sprzeczkę. Szef wejdzie w rolę wymagającego rodzica lub bezdusznego kapitalisty, a podwładny, jako że nikt nie lubi być wychowywany w dorosłym wieku, będzie się bronił. Pokazanie swoich interesów i odczuć skieruje rozmowę na rozwiązanie problemu oraz utrudni pracownikowi przypisanie szefowi nieprawdziwych i stereotypowych intencji.

Poznaj interesy pracownika

Oczekując od podwładnych szczerego dzielenia się tym, co myślą i czują, musimy pokazać, że sami też potrafimy tak rozmawiać. Widząc, że szef nie mówi otwarcie, pracownicy też nie zaryzykują dzielenia się z nim swoimi kłopotami i oczekiwaniami. Jeśli więc naprawdę chcemy rozwiązać problem, po zaprezentowaniu swoich intencji musimy dotrzeć do potrzeb pracownika i prawdziwych przyczyn jego zachowania. Dlatego też trzeba po prostu zapytać o powód spóźnień i wysłuchać uważnie tego, co ma on do powiedzenia. To bardzo ważny etap: w rozmowie trzeba starać się zrozumieć racje pracownika, a nie szukać argumentów potwierdzających nasze stanowisko. Dopiero znając swoje wzajemne interesy, można przystąpić do poszukiwania rozwiązań, które o nie zadbają.

Jeśli uznasz, że jest miejsce na negocjacje z pracownikiem i wspólne wypracowanie reguł:

1. Odsłoń swoje interesy, inaczej nie sprowokujesz do tego pracownika;
2. Zapytaj o jego interesy i uważnie wysłuchaj;
3. Zdefiniuj problem;
4. Zapytaj pracownika o rozwiązanie, negocjuj, targuj się;
5. Wypracujcie rozwiązanie do przyjęcia dla wszystkich stron;
6. Zagroź konsekwencjami w przypadku przyszłego odstępstwa od zasad.