Dobre przygotowanie jest warunkiem efektywnej rozmowy oceniającej. Ty i twój pracownik musicie znaleźć czas przed spotkaniem na zastanowienie się nad ocenianym okresem, zebranie danych i opinii na temat wyników oraz zaplanowanie przebiegu rozmowy.

Przygotuj pracownika
Rozmowa oceniająca zwykle wywołuje sporo emocji, niepokoju. Tym więcej, im więcej jest obszarów nieznanych. Ważne, aby menedżer wyjaśnił cel, zakładane wyniki i planowany przebieg spotkania. Być może konieczne będzie ustalenie wraz z pracownikiem sposobów zbierania danych, np. opinii od klientów czy współpracowników. Kolejnym krokiem będzie omówienie celu i znaczenia samooceny.

Samoocena pracownika jest bardzo istotnym etapem rozmowy oceniającej. Dobre przygotowanie pracownika pozwala prowadzić tę część rozmowy w konstruktywny sposób. Świadomy i dojrzały pracownik, jeżeli ma jasno postawione cele i otrzymuje regularne informacje zwrotne od swojego przełożonego, zwykle ma właściwą ocenę własnej pracy. Twoja ocena będzie wtedy tylko potwierdzeniem samooceny pracownika.

Na etapie przygotowania pracownika do rozmowy poinformuj go, co powinna zawierać jego samoocena. Przykładowe pytania to: „Jakie swoje osiągnięcia uważasz za największe w ocenianym okresie?”, „ W jaki sposób wspierają one strategię organizacji?”, „Jakie kompetencje (umiejętności, wiedza lub zdolności) najbardziej przyczyniły się do tych osiągnięć?,, „ W jakich obszarach chcesz poprawić swoje wyniki?”, „Co musisz zrobić, aby je poprawić?”.

Rozmowa oceniająca nie jest tylko rozliczeniem wyników wobec założonych planów. Jest to okazja do uświadomienia sobie przez pracownika swoich mocnych stron, zmotywowania go do rozwoju, a także do poznania jego sposobu widzenia własnej pracy.

Przygotuj siebie
Kluczowym etapem przygotowania menedżera będzie zebranie informacji na temat pracy ocenianej osoby. Mogą to być własne spostrzeżenia, notatki, inne dane uzgodnione wcześniej z pracownikiem. Zwykle pierwszym krokiem jest przyjrzenie się ustalonym na dany okres celom i obowiązkom oraz zebranie konkretnych przykładów osiągnięcia lub nie osiągnięcia tych celów. Możesz odnieść się do wyników monitorowania pracy tej osoby, np. ilość, dokładność, terminy itp. Konkretne przykłady, fakty i dane są podstawą obiektywności oceny i pozwalają konstruktywnie odnieść się do rozbieżności w ocenie twojej i pracownika.

Ważne jest też przygotowanie samej rozmowy. Przygotuj sobie jasne przesłanie rozmowy. Powinno ono zawierać dwa lub trzy najważniejsze punkty, o których pracownik ma pamiętać podczas następnego okresu podlegającego ocenie. W rozmowie mogą pojawić się problemy. Spróbuj przewidzieć, które zagadnienia mogą być kontrowersyjne, które będą budzić negatywne reakcje. Bądź przygotowany na konstruktywne rozwiązanie problemów.

Pamiętaj, że każda rozmowa oceniająca, choć dotyczy przeszłości, jest też początkiem kolejnego okresu. Zadbaj o atmosferę współpracy i zrozumienia, która będzie sprzyjać podnoszeniu wyników.

Autor: Maria Mycielska