Szefowie Coty Polska, dystrybutora kosmetyków, do tej pory nie mogą wyjść ze zdumienia, jak wielki potencjał twórczy drzemie w ich pracownikach. I z ulgą przyznają, że o mały włos by go w ogóle nie dostrzegli. Wszystko zaczęło się ponad dwa lata temu, gdy padła propozycja, by przeprowadzić wśród zatrudnionych ankietę, jak postrzegają oni współpracę w firmie oraz co należałoby zmienić, aby układała się ona lepiej i przynosiła wszystkim zadowolenie.
Lata 2002 – 2004 okazały się trudne, rynek niósł wiele wyzwań – potrzeba było innowacji i większej dynamiki działania. Takie warunki mogły wywoływać w ludziach uczucie niepokoju, lęku o przyszłość. Dodatkowo, zespół był obciążony wieloma obowiązkami i przemęczony, czuł presję na wyniki. Na rezultaty ankiety czekano z napięciem. Okazało się, że zaskoczyły one wszystkich.
– Pokazały, że prawie 90 proc. pracowników Coty jest skłonnych włożyć w pracę znacznie więcej wysiłku niż to jest oczekiwane, żeby się przyczynić do sukcesu firmy – opowiada Violetta Lechowicz, dyrektor HR na Europę Środkowo-Wschodnią w Coty Inc. – Obnażono również słabe strony funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Rozwiązanie nasuwało się samo: należy potencjał drzemiący w ludziach wykorzystać na rzecz wzmocnienia firmy i uczynienia z niej lepszego miejsca pracy dla zespołu.
Dużą wagę przywiązano do poinformowania pracowników o wynikach i wnioskach z ankiety, tak by uwierzyli oni, że działania naprawcze naprawdę zostaną podjęte oraz że w ten program rewitalizacji – jak go nazwano – wciągnięci zostaną wszyscy.
– Doinformowany zespół znacznie chętniej przystępuje do kolejnych działań i angażuje się w pracę – nie ma wątpliwości Violetta Lechowicz. Obecnie co miesiąc, po uprzedniej akceptacji menedżerów, wdraża się po kilka rozwiązań. W ostatnim roku z około 50 napływających propozycji pracowników wdrożono ponad 30. – Nie wyobrażam już sobie funkcjonowania firmy bez tej niezwykłej współpracy – podkreśla szefowa HR.

Serwer z bazą inicjatyw

Zaangażowanie pracowników nie jest kolejną modą w zarządzaniu, to konieczność, bez której nie da się powstrzymać rotacji – przekonują eksperci. I nie należy go bynajmniej mylić ze zwykłą komunikacją wewnętrzną, polegającą na jednostronnym wysyłaniu komunikatów przez menedżerów.
– Pracownicy nie chcą być traktowani przedmiotowo – zauważa Kuba Karliński, partner w firmie doradczej Innovatika. – Jeżeli nie mają wpływu na to, co się dzieje w firmie, z pewnością poszukają sobie innego pracodawcy. Beznamiętne i lojalne wykonywanie czyichś poleceń, zwłaszcza gdy niekoniecznie się z nimi zgadzamy, już nikogo nie interesuje. Także menedżerowie coraz częściej dostrzegają, że czasy wiary w istnienie samotnych genialnych jednostek należą do przeszłości – teraz konkuruje się głównie zespołami, złożonymi z utalentowanych specjalistów, których doświadczenie warto spożytkować.
– Potencjał intelektualny pracowników jest jednym z największych i najczęściej niewykorzystanych źródeł innowacji – uważa Kuba Karliński. Stworzenie ludziom odpowiedniej atmosfery i umiejętne ich zaangażowanie bardzo szybko się zwraca. Violetta Lechowicz nawet nie zdawała sobie sprawy, jak wiele czasu tracą handlowcy na przyjmowanie reklamacji czy zwrotów. A tymczasem oni nie mogli wystarczająco skupić się na swoich podstawowych zadaniach, czyli choćby przyjmowaniu zamówień i sprawdzaniu, czy towar jest odpowiednio wyeksponowany na półkach sklepowych. Do tego mylili się przy spisywaniu kodów kreskowych wadliwych produktów.
– W końcu jeden z pracowników zaproponował, by handlowców wyposażyć w podręczne skanery, odczytujące kod towaru i przesyłające go do systemu i działu obsługi klienta, który bez pomyłki może wystawić fakturę korygującą – wspomina Lechowicz.
Rozwiązanie okazało się strzałem w dziesiątkę. Takich trafień w Coty jest multum. Czasem dotyczą jednego stanowiska pracy, kiedy indziej działania całych zespołów.
Każdy pracownik ma możliwość zgłoszenia idei w specjalnie utworzonej do tego celu na ogólnodostępnym serwerze bazie o nazwie Inicjatywa. Tu wybierane są te najlepsze. Obecnie organizowany jest kurs bezpiecznej jazdy dla użytkowników samochodów służbowych, głównie sprzedawców. Pomysł wymagał koordynacji i nakładów finansowych, dlatego wchodzi w życie dopiero po roku. Ale – ku zadowoleniu wszystkich – wchodzi. Takie działania sprawdzają się także w dużych korporacjach.

Pomysły na otwartą skrzynkę

Z pomysłowości zatrudnionych postanowili skorzystać szefowie Banku Millennium. Utworzenie Centrum Innowacji, które promowałoby kreatywność wśród pracowników i zarządzało zgłaszanymi przez nich pomysłami, zaproponował jeden z uczestników programów rozwojowych, prowadzonych dla zatrudnionych w banku. To miał być sposób na zarządzanie wiedzą. Spodobało się. Centrum funkcjonuje już czwarty rok. Pomysły można zgłaszać na trzy sposoby: na tak zwaną otwartą skrzynkę napływają te dowolne, właściwie dotyczące każdego aspektu pracy; co jakiś czas ogłaszane są kampanie – tzw. Call to Action, w których zbierane są pomysły na zadany temat; firma organizuje również Treningi Kreatywności, spotkania, na których prezentuje się techniki kreatywne i poszukuje rozwiązań wybranych zagadnień.
– W pierwszych trzech miesiącach działania centrum zebraliśmy 300 pomysłów – opowiada Maja Wojciechowska, szefowa Zespołu Jakości i Innowacji Banku Millennium. – Swój pomysł na usprawnienie pracy w banku, nowy produkt czy rozwiązania informatyczne może zgłosić każdy, nawet anonimowo, co zachęca do współpracy, nawet jeżeli koncept okazałby się nietrafiony.
Jednym z najciekawszych i już wykorzystywanych jest projekt Wewnętrzna Giełda Pracy. Idea szlachetna i prosta w wykonaniu, jednak to właśnie sami pracownicy ją podsunęli.
– Zaproponowali, by zamiast rekrutować na nowe miejsca ludzi z zewnątrz, najpierw dać szansę tym, którzy już są w naszym banku zatrudnieni, a także chcieliby w nim pozostać, tyle że chętnie zmieniliby stanowisko – podsumowuje Maja Wojciechowska.
Aktualne ogłoszenia zamieszczane są w specjalnej sekcji w intranecie. – Pozwoliło to obniżyć koszty rekrutacji, poprawić komunikację wewnętrzną oraz zwiększyć zadowolenie pracowników, wspomagając możliwość rozwoju ich kompetencji na różnych stanowiskach pracy w banku – dodaje Maja Wojciechowska.
Tylko w ubiegłym roku dzięki takiej giełdzie swoje nowe miejsce w Banku Millennium znalazło 28 osób.