Utrzymująca się presja rynkowa i szybkie tempo zmian, napędzanych m.in. przez rozwój sztucznej inteligencji i warunki gospodarcze, powodują, że firmy coraz częściej koncentrują się efektywności operacyjnej. Jednocześnie maleje uwaga poświęcana dobrostanowi pracowników oraz jakości relacji i kultury organizacyjnej. Jak zauważają profesjonaliści, na rynku można zauważyć wyraźny rozdźwięk pomiędzy tym, na czym zależy organizacjom, a realnymi możliwościami i potrzebami zespołów.
Pozytywne, partnerskie relacje z przełożonym oraz wzajemne zaufanie to elementy mające ogromny wpływ na dobrostan i satysfakcję pracowników. Wiele badań Hays Poland pokazuje, że to właśnie menedżer stanowi jeden z kluczowych elementów, które profesjonaliści biorą pod uwagę przy zmianie pracy. Tymczasem najnowsze dane wskazują, że duża część specjalistów nie tylko nie darzy sympatią swoich szefów, ale też ma wątpliwości wobec ich kompetencji przywódczych.
Menedżerowie czują się odpowiedzialni za wyniki i samopoczucie członków swoich zespołów, a obserwowanie jak się rozwijają stanowi dla nich źródło satysfakcji. Jednocześnie mierzą się jednak z dużą presją oraz koniecznością osiągania określonych rezultatów, przy często ograniczonych zasobach lub wpływie na podejmowane decyzje.
Aż 62% spośród 10 tys. respondentów przebadanych w ramach globalnego badania Hays „Tech Talent Explorer” zidentyfikowało rozwój sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego jako czynnik, który będzie miał największy wpływ na branżę IT. Podatność na inteligentną automatyzację różni się jednak w zależności od obszaru specjalizacyjnego i kraju. Eksperci rynku pracy argumentują ponadto, że AI nie zastępuje pracowników IT, lecz wymusza na nich rozwój nowych kompetencji.
Uporządkowanie to pozwala na ukonkretnienie naszych oczekiwań, co do sytuacji komunikacyjnej oraz na właściwe zdefiniowanie wymaganych umiejętności.
Komunikacja w górę
Z perspektywy osoby zajmującej pozycję centralną , komunikacja w górę obejmuje cały obszar komunikacyjny z przełożonymi. Dotyczyć to może zarówno własnego szefa, jak też innych menedżerów zajmujących nadrzędne stanowiska w firmie.
W zależności od charakteru naszej aktywności komunikacja ta w szczególności dotyczy:
1. Przekazywania informacji
• Raportowania - zdawania relacji z wykonania zadania
• Propozycji rozwiązania problemu
• Próśb - wyrażenia konkretnej potrzeby związanej z wykonywanymi zadaniami
Najważniejsze umiejętności w tym obszarze to zwięzłe i konkretne wypowiadanie się - zdawanie relacji, czy też formułowanie prośby.
W przypadku pomysłu czy propozycji, dobrze jest, by zawierała ona takie elementy jak:
a) opis aktualnego stanu,
b) propozycję zmian,
c) zestawienie spodziewanych korzyści,
d) przedstawienie środków niezbędnych do realizacji.
2. Odbierania informacji
• Przyjmowania poleceń i instrukcji,
• Przyjmowania ocen i opinii (pozytywnych i krytycznych).
Najważniejsze umiejętności w tych obszarach to zdolność słuchania - zarówno w celu zrozumienia poleceń i instrukcji, jak też zrozumienia i ewentualnego ukonkretnienia ocen i opinii oraz asertywność w przyjmowaniu krytyki i pochwał.
3. Dbanie o relacje
• Empatia - okazywanie zrozumienia,
• Reagowanie ( sprzężenie zwrotne, potwierdzanie, informacja zwrotna),
• Budowanie własnego wizerunku.
Najważniejsze umiejętności w tym obszarze to zdolność przyjmowania perspektywy drugiej strony, okazywanie uwagi i szacunku, otwartość w dzieleniu się informacjami ważnymi dla dalszej współpracy oraz umiejętne udzielanie informacji zwrotnej.
Komunikacja w dół
Obejmuje ona obustronną komunikację przełożonego z podwładnym, z perspektywy przełożonego. Przyjmując punkt widzenia szefa możemy wyróżnia następujące najbardziej typowe sytuacje komunikacyjne:
1. Przekazywanie informacji
• Powierzenie zadania,
• Omówienie problemu,
• Przekazywanie i wyjaśnianie ( zwłaszcza niepopularnych) decyzji,
• Motywowanie,
• Uczenie i pouczanie,
• Oceny i informacje zwrotne.
Obszar ten obejmuje szereg ważnych umiejętności związanych z zarządzaniem ludźmi. Z punktu widzenia komunikacyjnego najważniejsza jest umiejętność jasnego i konkretnego wyrażania myśli oraz udzielania czytelnych instrukcji.
W przypadku zlecania zadania należy wyjaśnia:
a) na czym polega zadanie - co (rezultaty), kiedy (terminy) i jak (wytyczne) należy zrobić,
b) dlaczego wybrało się tego właśnie pracownika,
c) na czyją
pomoc i współpracę może on liczyć, jakie środki ma do dyspozycji,
d) jakie korzyści może osiągnąć i czym ryzykuje,
e) jaka jest forma współpracy między wami.
2. Odbieranie informacji
• Przyjmowanie propozycji i słuchanie próśb,
• Przyjmowanie sprawozdań i relacji.
Najważniejsze umiejętności szefa w tym zakresie to słuchanie - uważne, zachęcające do uczciwości i otwartości oraz krytyczne - szukające motywów, uzasadnień i przykładów potwierdzających wypowiedzi podwładnego.
W przypadku udzielenia odmowy na prośbę czy propozycję, warto starać się o wyjaśnienie powodów takiej decyzji.
3. Dbanie o relacje
• Reagowanie ( sprzężenie zwrotne, potwierdzanie, informacja zwrotna),
• Budowanie własnego wizerunku.
Dbanie o relacje to przede wszystkim szanowanie granic i wyrażanie zrozumienia dla perspektywy podwładnego - nawet, jeśli podejmujemy niekorzystną z jego punktu widzenia decyzję. W miarę możliwości należy wyjaśniać przesłanki podejmowanych decyzji, zwłaszcza w przypadku tzw. decyzji niepopularnych.
Dbanie o relacje dotyczy również dotrzymywania umów i wywiązywanie się ze zobowiązań. Oba zachowania budują
wzajemne zaufanie.
Warto pamiętać, że są
takie obszary, w których podwładny jest naszym klientem i tak winniśmy go traktować.
Komunikacja w poziomie
Wiąże się ona z przekazywaniem wiadomości między członkami organizacji znajdującymi się na równorzędnych stanowiskach. Najczęstsze zadania w obszarze komunikowania się poziomego to:
1. Koordynacja działań
• Podział zadał i określenie sposobów komunikowania się i rozliczania.
2. Rozwiązywanie problemów z zakresu współpracy pomiędzy działami lub zespołami
• Prezentowanie oraz badanie stanowisk i interesów,
• Wypowiadanie i przyjmowanie opinii,
• Poszukiwanie rozwiązań.
Najważniejsze umiejętności w tym zakresie to budowanie relacji współpracy, badanie motywów i interesów kryjących się za określonymi stanowiskami czy postawami, uważne słuchanie i zrozumienie dla perspektywy drugiej strony oraz umiejętne przekonywanie do swoich propozycji.
Istotne z punktu widzenia współpracy są
umiejętności asertywne - szanowanie własnych i cudzych praw, używanie języka opinii a nie ocen (komunikaty JA) oraz umiejętność odmawiania i przyjmowania odmowy.
