Mądre delegowanie

1. Zadania powinny być‡ przekazywane zgodnie z modelem WARTO. Muszą więc być‡:

• Wymierne, konkretne i mierzalne, tak by zarówno kierownik, jak i pracownik wiedzieli, kiedy bę™dą wykonane i w jaki sposób można określić jakość ich wykonania.
• Ambitne i atrakcyjne, tak by wymagały wysiłku i stanowiły wyzwanie. Wtedy ich wykonanie bę™dzie łączyło się z uzasadnioną satysfakcją.
• Realistyczne, czyli możliwe do osią…gnię™cia. Chodzi tu o subiektywną ocenę pracownika - on sam musi wierzyć‡, że zadanie jest dla niego wykonalne.
• Terminowe, czyli posiadające określony termin realizacji.
• Opłacalne. Pracownik powinien wiedzieć‡, jakie korzyści przyniesie mu realizacja zadania: satysfakcję, nowe doświadczenia, mniej problemów czy tez zadowolenie szefa. Pracownik musi rozumieć‡, dlaczego zadanie ma być‡ wykonane, jaki jest jego szerszy kontekst i powią…zanie z innymi działaniami.

2. Pracownik musi dobrze zrozumieć‡ zadanie i dokładnie wiedzieć‡, czego się od niego oczekuje. Aby uniknąć nieporozumień należy korzystać z technik komunikacji dwustronnej: Sprawdzanie rozumienia:

• Poproś pracownika o opisanie zadania własnymi sł‚owami.
• Poproś pracownika o powtórzenie najważniejszych elementów zadania lub tych, co do których masz wątpliwości czy zostały dobrze zrozumiane.
• Zachęć pracownika do zadawania pytań

Podsumowywanie. Na zakończenie spotkania podsumuj w punktach najważniejsze elementy zadania.
Zadawanie pytań. W trakcie rozmowy delegującej zadanie zadaj pracownikowi klika pytań sprawdzających czy dobrze rozumie polecenia.
Pisemny opis zadania. W przypadku dużych i złożonych zadań dobrze jest najważniejsze elementy przedstawić w formie pisemnej.

3. Zapewnij odpowiednie wsparcie dla pracownika, a w szczególności:

• Podpowiedz, kto może służyć‡ pomocą i kto ma już doświadczenie w wykonywaniu tego typu zadań.
• Ustal priorytety, gdy następuje konflikt z innymi zadaniami, jakie pracownik ma do wykonania.
• Poinformuj innych pracowników o tym, że zadanie oraz odpowiedzialność za nie wraz z odpowiednimi uprawnieniami zostały przekazane danej osobie.
• Okaż zaufanie i wierz w pracowników. Gdy ludziom okaże się zaufanie potrafią przekraczać oczekiwania. Jednocześnie łatwo wyczuwają brak zaufania, zwłaszcza w zachowaniu i sposobie komunikowania się menedżera..
• Bądź elastyczny - ludzie uczą się, pracują i wykonują zadania w różny sposób.
• Bądź otwarty i uważnie słuchaj propozycji pracowników.
• Szanuj ich czas oraz inne zadania i obowiązki.
• Dostrzegaj ich specyficzne potrzeby.

Zachowanie trzech przestawionych tu podstawowych zasad zlecania zadań jest gwarancją, że przekazane w taki sposób polecania pracownik odbierze pozytywnie. Stosowanie ich ma tez inny pozytywny aspekt: jasność oczekiwań oraz wysoka kultura zlecania zadań powodują zwię™kszenie zaangażowania i motywacji do pracy.