Rozliczanie podróży służbowych

Zaostrza się wojna o koszty, od lat toczona mię™dzy firmami a urzędami skarbowymi. Jej kolejne pole? Rozliczanie służbowych podróży prezesów i członków zarządów spółek. Nie wszystko bowiem, co jest kosztem w sensie ekonomicznym, pozostaje nim również w oczach polskiego fiskusa. A takie jego podejście z reguły dotyczy wszelkich jednostronnych świadczeń i wydatków przedsiębiorstwa na rzecz zarządu.

Kłopoty z prezesami i zarządem

W przypadku pracowników podróżujących służbowo sytuacja jest w miarę prosta. Odpowiednio udokumentowane wydatki związane z ich wyjazdami są… dla spół‚ki kosztem. I o ile nie przekraczają limitów wynikających z ustawy o PIT, nie stanowią przychodu osoby zatrudnionej. Co ważne, tylko czꙶć tych wydatków trzeba "podbijać kwitami", np. opłaty za hotel czy bilety. Inne mają charakter zryczałtowany (choćby diety rekompensujące pracownikowi koszty wyżywienia). Oznacza to, że ani on, ani jego firma nie muszą udowadniać, ile faktycznie na to wydano. Wystarczy mieć‡ dokumenty potwierdzające, że podróż miał‚a miejsce i jak długo trwała.
Takie wydatki są… dla firmy kosztami pewnymi i niepodważalnymi. Fiskus z reguły nie ma szans na ich skuteczne zakwestionowanie. Schody zaczynają się dopiero wówczas, gdy w podróż służbową wyrusza prezes lub któryś z członków zarządu. Dlaczego? Bo formalnie nie są… oni pracownikami wysyłającego ich w świat przedsiębiorstwa. Zazwyczaj zatem organy podatkowe starają się podważyć‡ związane z tym rachunki. I to im się często udaje, zwłaszcza jeś›li wykażą…, że w ramach rozliczania podróży zaistniało "świadczenie jednostronne na rzecz czł‚onka zarządu". Jest to możliwe przede wszystkim wtedy, gdy spółka i podróżujący menedżer nie potrafią należycie zadbać o rzetelne opisanie kosztów poniesionych w czasie wojażu.
- Wydatki poniesione przez czł‚onka zarządu (także prezesa) na opłacenie konsumpcji, usług hotelowych, biletów (w tym lotniczych), jak również wszelkie inne, są… kosztem uzyskania przychodu spół‚ki na zasadach ogólnych - twierdzi jednak Zbigniew Bł‚aszczyk, doradca podatkowy ze spół‚ki doradztwa podatkowego GRNB-PARTNER z Mikołowa. - Mamy tu bowiem do czynienia ze świadczeniami wzajemnymi i z wydatkami związanymi nie tyle
z samą osobą prezesa, co z funkcjonowaniem spół‚ki w ogóle. I to nawet w sytuacji, w której jej prezes lub członek zarządu jest jednym z udziałowców takiego przedsiębiorstwa.
Paweł‚ Szamański, doradca podatkowy współpracujący z kancelarią EVIP sp. z o.o. dodaje przy tym od razu:
- Ważne jest właściwe udokumentowanie tych wydatków, w tym opisanie faktur. Nie wystarczy bowiem, że na rachunku za bilet czy hotel znajdzie się nazwa spół‚ki. Musi też być‡ na nim informacja, kto za to zapł‚acił, w zwią…zku z jaką podróżÄ… i po co się ona w ogóle odbyła. Chodzi o to, żeby móc powiązać wydatki z danym wyjazdem menedżera. Ten zaś - z konkretnymi działaniami przedsiębiorstwa.

Jak rozliczać dojazd własnym transportem

Najpoważniejszym problemem jest rozliczanie diet i ryczałtów na dojazdy własnym samochodem. Eksperci podatkowi twierdzą, że można je do kosztów spół‚ki włączać wówczas gdy ich wypłatę przewidział‚y odpowiednie umowy lub statuty.
Innego zdania są… jednak niektórzy przedstawiciele fiskusa.
- Co do diet i ryczałtów za dojazdy nie bę™dą one stanowiły kosztu uzyskania przychodów, gdyż nie są… to wydatki udokumentowane - twierdzi Jan Borkowski, dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie.
Eksperci podatkowi są… jednak przekonani, że przy odpowiednim uregulowaniu tych spornych kwestii w statucie lub umowie zawartej z czł‚onkami zarządu (np. w kontraktach menedżerskich), nie powinno być‡ kłopotów z przyjmowaniem wypłacanych ryczałtów za koszt podatkowy.
- Nie zgodziłbym się ze stanowiskiem organów podatkowych, które wykluczają możliwość uznania takich wydatków za koszty - wyjaśnia nam Paweł‚ Szamański. - Ale że jest ono obecnie właśnie takie, a nie inne, zalecam dużÄ… ostrożność. Niemniej wydaje się, że
o ile tylko wydatki na podróże są… przewidziane w umowach lub aktach statutowych spół‚ki, fiskus nie może ich zakwestionować. W przeciwieństwie do innych, na oko podobnych odliczeń. Jakich ? Ich lista jest długa.
- Tak jest choćby z ubezpieczeniem podróżującego czł‚onka zarządu - wyjaśnia Paweł‚ Szamański. - Ubezpieczenie wykupione w zwią…zku z podróżÄ… nie powinno być‡ raczej zaliczane do kosztów, z uwagi na dotyczące takich umów wyłączenia, które wynikają z ustawy o CIT. To nie jedyna rzecz, na jaką trzeba uważać.

Ważne korzyści dla firmy i faktury

W firmach często zapomina się, że rachunek z restauracji za wspólny posiłek z kontrahentem nie wchodzi w rozliczenie kosztów podróży, lecz w wydatki na reprezentację i reklamę. I właśnie z uwagi na niepubliczny charakter tych ostatnich, objęty jest ustawowo wyznaczonym limitem. Suma takich wydatków nie może przekroczyć‡ w cią…gu roku 0,25 proc. przychodów uzyskanych w tym okresie przez przedsiębiorstwo.
- spółka nie ma kosztów podatkowych, jeś›li członek jej zarządu nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a przy tym ponosi ona wydatki na jego prywatne cele - ostrzega z kolei Zbigniew Bł‚aszczyk. - Chyba że bę™dą one stanowiły wynagrodzenie w naturze, wynikające z umów cywilnoprawnych o zarzą…dzanie, umowy spół‚ki, uchwał zgromadzenia wspólników. Należy podkreślić, że w każdym z takich przypadków wszelkie aspekty trzeba rozpatrywać indywidualnie. Jednak co do zasady, nie są… to wydatki, które można by kwalifikować jako koszty uzyskania przychodu, w zgodzie z aktualną ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wszystko rozbija się zatem o dwa elementy. Po pierwsze, firma ma odnosić korzyść z wojaży prezesa. Powinny one odbywać się w jej interesie, a nie wyłącznie dla przyjemności. Po drugie, podróżujący prezes lub członek zarządu musi zadbać o zgromadzenie faktur, potwierdzających każdą kwotę wydaną w czasie wyjazdu. Tylko wówczas przedstawiciele fiskusa nie bę™dą mieli podstaw do podważenia zasadności takich czy innych zakupów i opł‚at.
Jak bardzo przy opisywaniu "wyjazdowych" faktur liczy się nie tylko zdrowy rozsądek dział‚ów księgowości, ale i podróżujących menedżerów, przekonuje przypadek jednej z niewielkich wrocławskich spółek. Jej prezes nakazał księgowej - mimo jej sprzeciwu
- wpisać w koszty reprezentacji i reklamy fakturę dokumentującą zakup koronkowego body oraz dwóch kąpielowych bikini. Uzasadniał, że przeznaczone był‚y dla sekretarki, a sekretarka - jakby nie było - reprezentuje jego firmę. Inspektorzy kontroli skarbowej nie okazali się jednak specjalnie wyrozumiali. Wpisując w koszty 2 tys. zł, firma straciła w sumie niemal 8 tysięcy. Tyle wyniósł zaległy podatek wraz z odsetkami. Jedno się przy tym potwierdziło - podróże, nawet te służbowe - kształcą. Chodzi tylko o to, by nauka nie okazywała się zbyt droga.

Manager Magazin, Numer 9 (10) Wrzesień 2005